Definición de Presupuesto base cero | Diccionario Economico
El presupuesto base cero es una metodología que implica analizar y asignar los recursos económicos de una organización sin tener en cuenta el pasado y partiendo desde cero, evaluando de manera detallada cada partida presupuestaria y justificando su necesidad y eficiencia.
En otras palabras, un presupuesto base cero va más allá que un presupuesto al uso o un informe estándar.
Este es un método financiero y contable que le permite identificar gastos ineficientes e incluso inútiles. A partir de esta base, se pretende potenciar las partidas de gasto que tengan un mayor impacto positivo en la empresa. ¿Cómo? La reducción o desaparición de los que no valen la pena.
Un ejemplo común es la duplicación de costos similares. La empresa puede haber pedido dos líneas de Internet simultáneas de diferentes proveedores. En este escenario, deberíamos considerar eliminar uno de los dos proveedores y mantener el que nos brinda el mismo servicio al precio más bajo.
Etapas del presupuesto base cero
Durante la preparación de un presupuesto base cero, hay una serie de pasos que deben tomarse para garantizar que el resultado sea el que realmente esperamos. Se espera que este presupuesto transforme la empresa en su conjunto. Esto se debe a que la redistribución de gastos afectará a todos sus niveles y departamentos.
El proceso de presupuestación base cero entonces procedería de la siguiente manera:
Así, sobre la base de estas cinco etapas, será posible producir el cambio en todos los niveles de la organización de manera casi integral.
- Estableciendo el objetivo principalR: Se trata de tener claro antes de empezar a diseñar el trabajo que un presupuesto base cero sugiere lo que queremos lograr o mejorar en nuestra empresa. Un ejemplo ocurre cuando el objetivo es reducir los costos para compensar una determinada fase de los bajos ingresos de una empresa. Esto sucede si la empresa posee un negocio que funciona mejor durante ciertas estaciones del año. Un buen ejemplo de esto son los parques temáticos en verano e invierno.
- Definición de niveles de decisión: Esta etapa se encarga de determinar los niveles de control que se establecen entre las distintas líneas de mando de la empresa. Para ello, lo óptimo es tener varias líneas, pero con una gran fluidez de comunicación y una presencia en la que casi todos los niveles puedan sentirse identificados. Un ejemplo sería el caso de una gran empresa que se divide en muchos departamentos. Para garantizar una buena comunicación entre ellos y remar en la misma dirección, los directores de departamento deben estar claramente identificados junto con los directores generales de la empresa. De esta forma, por ejemplo, se pueden identificar y analizar problemas que puedan existir en diferentes departamentos.
- Desarrollo de estrategias de decisión.: En base a uno o más objetivos definidos y niveles de toma de decisiones claramente definidos, comenzaremos a implementar una estrategia que nos permitirá alcanzar los objetivos en todos los niveles. Un ejemplo son los objetivos mínimos fijados en los contratos de trabajo, donde la remuneración varía en función de los bienes o servicios vendidos.
- Ejecución de la estrategia: Aquí se implementa la estrategia desarrollada en todos los niveles de la organización para alcanzar las metas establecidas. En esta etapa se prueban los objetivos y la nueva realidad de la empresa, y se comienzan a realizar ciertos cambios para mejorar el proceso. Algunos casos que pueden servir de ejemplo son cuando el mando intermedio cree que los objetivos están por encima o por debajo de las capacidades de su plantilla. Por lo tanto, la carga mínima a alcanzar se reducirá o aumentará.
- Vista general del proceso: este paso final en el proceso verifica si se están cumpliendo los objetivos, el cronograma y la forma en que se desarrolla la estrategia. Al mismo tiempo, quieren identificar, por ejemplo, los defectos que puedan surgir. Un caso algo frecuente es la acumulación de algunos gastos comunes sin determinar su utilidad o destino específico. Así, se puede tratar desde la compra de café para empleados hasta folios para la oficina. Determinar estos costes nos permite analizar las necesidades de la empresa y cómo se puede mejorar el proceso.
Entonces, si bien el proceso tiene cinco pasos, y cada paso requiere uno anterior, según el modelo de negocio y sus necesidades, se puede adaptar con aún más pasos.
Ventajas y desventajas del presupuesto base cero
Teniendo en cuenta que un presupuesto base cero es mucho trabajo y afecta la forma en que se hacen las cosas en una empresa, a continuación se explicarán las fortalezas y debilidades que puede implicar implementarlo:
Dado que los beneficios solo superan los inconvenientes cuando el proceso se realiza correctamente, es beneficioso en todos los niveles adoptar un presupuesto de base cero.
Es decir, al completar satisfactoriamente cada una de las etapas del proceso, la empresa pasa de una situación de cierta ineficiencia e incertidumbre a la definición de ciertas metas, un presupuesto limitado y una reasignación de recursos. Esto hará que la empresa sea más sostenible económicamente.
Ejemplos de presupuesto base cero
A continuación se explican situaciones en las que la implementación de un presupuesto base cero llevó a la identificación de ciertos desequilibrios o problemas en la empresa:
- Duplicación de gastos: Identificación de costos duplicados, es decir, brindan el mismo servicio y solo una empresa que lo brinda es útil. Ejemplos son telefonía, suscripción a software similar, compra de productos de la misma naturaleza, etc.
- Identificación de gastos excesivos o innecesarios: En el proceso de presupuestación desde cero, podemos encontrar partidas de gasto que no tienen ningún sentido. Algunos ejemplos son los gastos de viáticos para los empleados que no viajan a ningún lado.
- previsión de costes: Tratamos de gastar de acuerdo a las necesidades de la empresa, sin florituras. Esto ocurre, por ejemplo, en las empresas de temporada, que tienen que adaptar la distribución de recursos en función del periodo estival. Un ejemplo sería que para un restaurante la compra de helados se haría más en verano que en invierno.
- Distribución de gastos por coeficientesR: Si bien todos los departamentos pueden tener su propia distribución específica, el departamento con el ROI más alto por invertir en él será el más rentable para aumentar la inversión en él. Un departamento que depende en gran medida de este tipo de visión es el departamento de marketing.
Estas son algunas de las situaciones que se pueden encontrar en las empresas. Dependiendo del sector, tamaño y modelo de negocio de la organización, durante la elaboración de un presupuesto base cero, suele ser posible encontrar algunos puntos de mejora o corrección.
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