Definición de Organización de un proyecto | Diccionario Economico
La organización de un proyecto se refiere a la estructura y distribución de las tareas, recursos, y personal necesario para alcanzar los objetivos establecidos en el proyecto. Esto implica la planificación, coordinación y control de las actividades, así como la asignación de responsabilidades y el establecimiento de los procesos y procedimientos necesarios para lograr el éxito del proyecto.
Así, la organización por proyectos consiste en organizar a las personas, asignándolas a determinados proyectos de acuerdo con sus cualidades.
Esta tarea generalmente la realiza el gerente del proyecto. Al igual que necesita administrar de manera eficiente y efectiva los recursos que necesita. Así, la gestión y la organización están íntimamente relacionadas.
La importancia de la organización del proyecto
Para que un proyecto funcione con eficacia, debe estar debidamente organizado. Esto aparentemente simple es un problema común en las empresas. Si no sabemos exactamente lo que queremos y cómo utilizaremos los recursos para conseguirlo, la organización fracasará. De ahí la importancia de una buena organización.
Por las razones anteriores, la formación de los directores de proyectos debe incluir este aspecto. Es importante enseñarles a organizarse para poder gestionarlos más adelante. Una forma de asignar correctamente los distintos recursos en cada tarea es contar con un buen plan organizativo. En el siguiente apartado veremos en qué consiste.
Plan en la organización del proyecto
El plan de gestión se centra en todas las actividades que realiza la empresa, pero el plan organizacional lo hace principalmente en el factor humano. Porque lo principal es establecer la tarea más adecuada para cada persona. Por lo tanto, se recomiendan los siguientes pasos:
- En primer lugar, debemos entender claramente con quién contamos.R: Debemos hacer un inventario de los recursos humanos con sus fortalezas y debilidades. Porque necesitamos saber en qué es bueno cada uno de ellos para asignarles el puesto más adecuado.
- Por otro lado, debes hacer lo mismo con las tareas: el proyecto debe dividirse en las partes más pequeñas. Esto requiere la aprobación del resto del personal involucrado. Una vez que las tengamos, podemos crear una tabla de doble entrada con ambas variables.
- En tercer lugar, a cada persona se le debe dar su propia tarea.R: Para ello, necesitamos saber quién es el más adecuado para cada actividad. Aquí tienes que tener en cuenta tu formación académica, tu experiencia profesional y por supuesto tus motivos personales en el trabajo. En esta etapa, se puede utilizar un método de establecimiento de tareas como el método húngaro.
- Finalmente, se deben establecer plazos de finalización, provisiones para posibles retrasos y una forma adecuada de control.: Así, después de la ejecución de cada tarea, se puede ver si hubo desviaciones de lo planificado. Como veremos a continuación, en esta etapa se necesita un organigrama.
Organigrama en la organización del proyecto
¿Qué es un organigrama? Un organigrama es un gráfico que permite observar la estructura de una empresa y saber quién es quién. El jefe de proyecto debe conocer bien a los empleados existentes, su objetivo es poder organizar, así como hacerlo correctamente, las tareas y los responsables de su ejecución.
En este sentido, tenemos organigramas verticales, jerárquicos o lineales donde la autoridad es clara y la toma de decisiones centralizada. Por otro lado, las tenemos horizontales o circulares, en empresas con un poder más difuso. Además, tenemos otros tipos como analíticoque permite conocer los procesos, o matriz, lo cual es útil para estructurar la organización por procesos o proyectos.
Ejemplo de organización de proyectos
Imaginemos que queremos implementar un proyecto. El proyecto se basa en la creación y puesta en marcha de la empresa. Por ejemplo, consultoría en ingeniería informática.
En primer lugar, el director se reúne con los promotores del proyecto.
- Por un lado, preparan conjuntamente los objetivos a alcanzar y las tareas necesarias. Todo esto debe ser por escrito y lo más detallado posible. Una técnica interesante es el llamado “brainstorming”, que consiste en decir todas las ideas que nos vienen a la mente, y luego filtrarlas.
- Después de eso, deberías saber quiénes tenemos además del equipo de promoción. En primer lugar, las tareas que realizarán y, en segundo lugar, los empleados que contrataremos. También debe conocer el tipo de contratos que ofrecemos y las recompensas que recibirá.
- En la siguiente etapa, es hora de distribuir tareas, y el método húngaro mencionado anteriormente puede ayudar con esto. Los servicios informáticos requieren un proceso, desde el diseño hasta la programación, y un resultado final. Por esta razón, los diagramas PERT son una herramienta útil que permite encontrar las rutas críticas de cada proceso.
- Finalmente, debe elaborar un plan organizativo para el proyecto. Consiste en la declaración escrita de todo lo anterior. Además, estableceremos la forma de control mediante feedback y cómo corregiremos las desviaciones. Todo ello sin olvidar un adecuado plan de contingencia.
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