Gestión de proyectos | Diccionario Economico

Definición de Gestión de proyectos | Diccionario Economico

La gestión de proyectos se refiere a la planificación, organización y control de todas las actividades y recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto dentro de los límites de tiempo, costos y calidad establecidos.

La gestión de proyectos es una disciplina que se desarrolla principalmente a través de la experiencia. A diferencia de lo que ocurre con la gestión empresarial en general, no existe mucha bibliografía relacionada.

Y es que los proyectos pueden ser de diferente naturaleza; comercial, ambiental, legal, educativo, etc. Y para cada campo, existen restricciones y factores que pueden influir en un proyecto para cambiar su diseño original, estirado en tiempo o recursos.

Funciones de gestión de proyectos

Es difícil ser preciso en la definición, pero se puede simplificar de la siguiente manera.

El proyecto tiene un objetivo que debe dividirse en varios objetivos más específicos. Sí, muy similar a una investigación, pero en este caso, para cada tarea específica, debe haber al menos los siguientes componentes:

• Tiempo de finalización.
• Finalidad de la actuación.
• Recursos Relacionados.
• Calendario de ejecución (por ejemplo, de marzo a diciembre, incluidos todos los días no laborables como festivos y feriados).
• Indicadores de seguimiento.
• responsabilidad de este objetivo.

Una herramienta muy útil para la gestión de proyectos es el diagrama de Gantt, que permite visualizar gráficamente un proyecto distribuyendo cada una de sus etapas por colores.

Otro punto muy importante es el seguimiento constante y un plan de contingencia para cada caso.

Al desarrollar un proyecto, es bueno hacer una lista de posibles riesgos y medidas a tomar si se materializan. Esto le permitirá actuar rápidamente sin improvisar.

Realizar un seguimiento de las actividades y el presupuesto

La ejecución de actividades debe corresponder al porcentaje del presupuesto a la fecha, por lo que es importante establecer hitos. Por ejemplo, un proyecto con tres etapas:

• 1: De marzo a junio 30% de eventos y 20% del presupuesto
• 2: De junio a septiembre 50% de eventos y 50% del presupuesto
• 3: De octubre a diciembre 100% de eventos y 100% del presupuesto

En vista de lo anterior, sería peligroso que, por ejemplo, solo se completara el 40% de las actividades en la Fase 2 y, sin embargo, se gastara el 50% del presupuesto. Esto deja un 10% de desperdicio de recursos que deberán ajustarse en el camino, dejando el proyecto vulnerable a nuevos cambios.

Otra lectura que tiene este ejemplo es que el último trimestre tiene una ejecución muy flexible e intensa porque la mitad del proyecto está en desarrollo por lo que es muy importante estar pendiente.

Por regla general, se tiende a pensar que los proyectos tienen una ejecución proporcional. Es decir, la actividad se distribuye uniformemente a lo largo de todo el período, pero en realidad dependerá del tipo de proyecto que se lleve a cabo.

Si este es un proyecto educativo, lógicamente tendría que acomodar los meses que los estudiantes están en la escuela, dejando meses de vacaciones libres o con menos clases.

Otro ejemplo importante tiene que ver con el clima. Los proyectos de construcción, por ejemplo, tienen retrasos durante los meses de invierno porque la lluvia o el frío provoca cambios y emergencias a atender.

En definitiva, la gestión de proyectos requiere de una evaluación previa en los ámbitos financiero, técnico, ambiental, legal y de comunicación para ver qué impacto tendrá en el medio ambiente o qué golpes puede sufrir durante su desarrollo.

Por ello, cada vez los proyectos están formados por equipos multidisciplinares que comparten conocimientos de distintas áreas con el fin de reducir la incertidumbre y conseguir la ejecución deseada en los plazos previstos. Por último, habrá una gestión de proyectos exitosa.

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