Definición de Gestión de documentos – Definición, qué es y concepto | Diccionario Economico
La gestión de documentos es una práctica que involucra procesos y técnicas para organizar, almacenar y controlar la información documental de una organización. Esto implica la creación, clasificación, indexación y conservación de documentos de manera eficiente, garantizando su fácil acceso y seguridad. El objetivo es optimizar la gestión de la información y facilitar la toma de decisiones de manera efectiva.
La aplicación de las TIC en el mundo empresarial es la gestión documental, que reduce costes y tiempo.
La empresa procesa una gran cantidad de documentos, que se transfieren de un departamento a otro según sea necesario o se almacenan, si es necesario, para poder recuperarlos si es necesario. Así que tener un orden de clasificación es vital. Estos documentos se acumulan cada vez más, ocupan espacio y hacen del registro una tarea elemental. Hay demasiado papel que podría reducirse mediante la informatización, lo que beneficiará al medio ambiente ya la propia empresa.
La solución va de la mano con las TIC, vamos a desarrollar e informatizar el flujo de trabajo de la empresa. La gestión adecuada de los registros nos ahorrará el costo y el riesgo de almacenamiento, así como también simplificará la transferencia y el uso de la información.
Consideremos con más detalle en qué consiste este flujo de documentos.
La gestión documental consiste en la externalización de tareas relacionadas con los documentos de la empresa. Una empresa especializada en gestión documental se hará cargo de los mismos.
¿Qué servicios ofrece una empresa de gestión documental?
Primero, libera algo de espacio en los estantes. Almacene en sus almacenes todos aquellos documentos que no se necesitan en el día a día, pero que necesitan ser almacenados. Algún día los necesitarás y podrás deshacerte de ellos fácilmente. Están clasificados de tal manera que son fáciles de encontrar si es necesario.
Otra de las ventajas es la digitalización de los documentos que usted mismo considere necesarios e introducirlos en la base de datos de una empresa especializada, desde donde se puede acceder a los expedientes en cualquier momento y con gran facilidad (clasificados por distintos campos) desde cualquier terminal y obra autorizada. más rápido con ellos.
Otro servicio que ofrecen las empresas de gestión documental es la destrucción segura de documentos que ya no se necesitan. Puede parecer una tarea sencilla, pero si liberas espacio, reducirás costos, y ese es el punto.
En definitiva, subirse al carro de la gestión documental es apostar por facilitar los procesos. Esto es cada vez más importante en la actualidad, ya que las empresas se dan cuenta de que, para sobrevivir en un entorno altamente competitivo, necesitan innovar no solo en el producto o servicio final, sino también en su propia estructura para ser más eficientes.
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