Solicitud de cotizaciones: definición y cómo las empresas utilizan la solicitud de cotizaciones

¿Qué es una solicitud de cotización (RFQ)?

Una solicitud de cotizaciones (RFQ), también conocida como invitación a licitar (IFB), es un proceso en el que una empresa solicita a proveedores y contratistas seleccionados que presenten cotizaciones y propuestas para tener la oportunidad de realizar determinadas tareas o proyectos. El proceso de solicitud de cotizaciones es especialmente importante para las empresas que requieren un suministro constante de cantidades específicas de productos estándar. Las empresas pueden presentar solicitudes de propuestas por separado o antes de una solicitud de propuestas (RFP).

Cómo funcionan las solicitudes de precios

Una solicitud de propuestas suele ser el primer paso al enviar una solicitud de propuestas (RFP). Los dos documentos son similares en que contienen información detallada sobre el proyecto o los servicios requeridos, pero las RFQ generalmente solicitan una cotización más completa. Además, las empresas suelen desarrollar solicitudes de propuestas para productos genéricos donde se conoce la cantidad requerida, mientras que las solicitudes de propuestas están destinadas a proyectos únicos y especializados donde se desconocen la cantidad y las especificaciones.

Además de los precios, las solicitudes de propuestas pueden incluir detalles como condiciones de pago, factores que pueden influir en la selección de propuestas de la empresa, fecha límite de presentación y similares. Por ejemplo, una agencia gubernamental que quiere comprar 500 computadoras con un determinado tamaño de disco duro y velocidad de procesamiento enviará una solicitud de cotizaciones a varios proveedores como posibles postores.

Debido a que el formato de RFQ es el mismo para cada empresa, cuando las RFQ se devuelven con cotizaciones de precios, la empresa solicitante puede compararlas fácilmente. Normalmente, el proceso de RFP consta de cuatro secciones: la fase de preparación, la fase de procesamiento, la fase de adjudicación del contrato y la fase de cierre. La empresa normalmente adjudica el contrato al proveedor que cumple con los criterios mínimos de calificación y ofrece el precio más bajo.

Consideraciones Especiales

Las solicitudes de cotización no son anuncios públicos. Debido a que la empresa contratista solo envía solicitudes de propuestas a empresas en las que confía, no necesita preparar una extensa documentación de adquisiciones. Además, a diferencia de una licitación pública, una empresa solo puede recuperar la cantidad de propuestas que solicitó, lo que también ahorra tiempo.

El uso de una RFQ reduce el tiempo necesario para adquirir bienes o servicios. Esto también proporciona un grado de seguridad ya que la empresa sólo recibirá propuestas de los proveedores que prefiera. Por otro lado, debido a que las RFP reducen la competencia, una empresa puede perder oportunidades de obtener el precio más bajo o conocer nuevos proveedores de alta calidad.

Cuando una empresa recibe una cotización de precio en respuesta a una solicitud de propuestas, no es una oferta ni un contrato vinculante. El abogado ofrecerá el trabajo al proveedor seleccionado enviándole una orden de compra, que es esencialmente un contrato que describe los términos del trabajo. Cuando el proveedor acepta y firma la orden de compra, el contrato entra en vigor.