Definicion de ¿Qué significa viáticos y cuáles son las tarifas de viáticos?
Los **viáticos** son pagos que se otorgan a trabajadores para cubrir gastos relacionados con viajes o desplazamientos por motivos laborales. Las **tarifas de viáticos** pueden variar dependiendo del destino, la duración del viaje y los gastos que se deben cubrir.
¿Qué significa viáticos?
Per diem, del latín «per diem», se refiere a las dietas pagadas a los empleados para cubrir los gastos incurridos durante viajes de negocios. Los gastos comerciales cubiertos generalmente incluyen alojamiento y comida, y otros gastos imprevistos, como honorarios y propinas por los servicios.
Los viáticos también pueden referirse a un sistema de compensación en el que a un trabajador se le paga por día trabajado en lugar de un salario pagado dos veces al mes.
Resultados clave
- Las dietas son una asignación diaria que se paga a los empleados para cubrir los gastos en los que incurren mientras trabajan.
- El viático cubre los gastos comerciales de alojamiento, comida y gastos imprevistos.
- Las empresas pueden ofrecer viáticos en forma de tarjetas de crédito corporativas, cobertura de gastos total o parcial o tarifas diarias fijas.
- La mayoría de las empresas utilizan la tarifa estándar fijada por el gobierno federal como punto de referencia para sus viáticos.
- Los viáticos también se refieren a la estructura de compensación que reciben algunos empleados a quienes se les paga diariamente.
Comprender los viáticos
Los pagos diarios son útiles para los empleados cuyo trabajo requiere viajes prolongados. Dichos viajes pueden generar gastos comerciales anuales de alojamiento, comida, viajes, etc. Las empresas tienen diferentes reglas para el pago de viáticos para cubrir estos gastos:
- tarjetas de credito de empresa: Algunas empresas emiten tarjetas de crédito a sus empleados. Utilizan las tarjetas para pagar los gastos del negocio mientras trabajan, sin tener que pagar ningún gasto de su bolsillo.
- Cobertura total o parcial de gastos: Algunas empresas cubren los gastos de los empleados en su totalidad, mientras que otras solo ofrecen viáticos para ciertos gastos, como alojamiento, comida y gastos imprevistos.
- Cantidades fijas: Muchas corporaciones ofrecen a sus empleados una tarifa diaria fija determinada. Se espera que los empleados cubran total o parcialmente sus gastos a través de este subsidio diario.
Las dietas también se refieren a la compensación diaria que reciben algunos empleados. Se les paga por día o por la cantidad de trabajo realizado. En lugar de trabajar a tiempo completo, este tipo de trabajadores suelen trabajar con contratos temporales o de corta duración. Por ejemplo, las enfermeras de viaje y los maestros sustitutos reciben viáticos.
Asignaciones diarias para empleados gubernamentales
Las dietas para los empleados del gobierno federal que se desplazan al trabajo las establece la Administración de Servicios Generales de EE. UU. (GSA). Las empresas utilizan esta tarifa federal de viáticos como guía para sus propias políticas de viáticos.
Las tarifas estándar para viajes nacionales e internacionales entran en vigor el 1 de octubre de cada año. La tarifa estándar se aplica a aproximadamente 2600 condados de EE. UU. Se aplican tarifas personalizadas basadas en la ubicación a más de 300 áreas de alto costo.
Las tarifas fijadas por el gobierno se basan en el costo de vida en la ciudad de la empresa. Es por eso que fija tarifas para determinadas ubicaciones por encima o por debajo de la tarifa estándar.
Viáticos que exceden la tasa federal
Los pagos diarios que exceden la tasa gubernamental estándar requieren que el empleado pague impuestos sobre el monto excedente. Pueden decidir devolver a la empresa cualquier cantidad que supere la tasa gubernamental.
El pago adicional está incluido en el Cuadro 12 del Formulario W-2. No informar los gastos comerciales al empleador dentro de los 60 días generalmente resultará en un cargo de impuestos sobre el pago total de viáticos.
Asignación diaria igual a la tasa federal
Si el viático es igual o menor que la tasa federal de viáticos, no se considera parte del salario del empleado y no está sujeto a impuestos. Sin embargo, los empleados deben proporcionar a su empleador un informe de gastos comerciales para justificar sus gastos.
El informe requerido debe presentarse al empleador dentro de los 60 días siguientes a la finalización del viaje e incluir la siguiente información:
- Objeto comercial de los gastos
- Fecha, hora, lugar y monto de los gastos.
- Recibos de alojamiento
El informe también deberá ir acompañado de recibos de gastos personales. Los empleados no están obligados a proporcionar recibos de comidas y gastos imprevistos si reciben viáticos, aunque el IRS exige recibos de alojamiento.
Las distribuciones libres de impuestos aparecen separadas de los ingresos sujetos a impuestos en el Formulario W-2.
Los empleados están obligados a pagar impuestos sobre cualquier monto que supere la tasa diaria estándar del gobierno federal, que no reembolsan.
Asignaciones diarias para autónomos
Los trabajadores autónomos sólo pueden utilizar viáticos para comidas. Al igual que otros trabajadores, los trabajadores por cuenta propia deben llevar registros de informes anticipados que confirmen la fecha, el lugar y el propósito del viaje de negocios. También pueden ser necesarios recibos, aunque en los casos en que no estén disponibles es recomendable conservarlos.
Tasas de asignación diaria para 2023
Como se mencionó anteriormente, GSA establece nuevas tarifas de viáticos el 1 de octubre de cada año. En 2023, la tarifa residencial estándar aumentará de $96 a $98 en 2022.
Las tarifas viáticos actuales para áreas no estándar, que se aplican a más de 300 áreas y generalmente exceden la tarifa estándar, serán iguales o superiores a las tarifas de 2022.
Las tarifas de comidas y dietas incidentales se mantendrán sin cambios de $59 a $79 en 2022. La tarifa estándar también permanecerá sin cambios en $59.
Para calcular los viáticos según las tarifas gubernamentales, visite GSA Travel Resources. Resumen de viáticos página. Introduce tu destino, fechas de viaje y el año correspondiente. Luego haga clic en «Buscar» para buscar resultados.
Tipos de asignaciones diarias
Las empresas tienen diferentes actitudes hacia el pago de las dietas. Como se señaló anteriormente, pueden emitir tarjetas de crédito, cubrir gastos totales o parciales u ofrecer tarifas diarias fijas. Es posible que exijan a los empleados que cubran los costos de su bolsillo y luego soliciten un reembolso.
Las dietas pueden cubrir total o parcialmente los costos de producción. Las empresas pueden utilizar una tarifa diaria para alojamiento y comida o una tarifa diaria para comidas únicamente.
Por ejemplo, un viático parcial puede incluir $100 solo para comida, mientras que los gastos de subsistencia y gastos imprevistos deben pagarse de su bolsillo.
Algunas empresas realizan pagos de viáticos emitiendo cheques al empleado para indicar que están separados de los ingresos del empleado.
Tarifas fijas
Una empresa que utiliza el método de viáticos fijos para cubrir los gastos comerciales generalmente paga al empleado una cantidad fija por día. Por ejemplo, el viático de un consultor de tecnología de la información (TI) que trabaja durante una semana en otra ciudad podría ser de $200 por día: $100 para alojamiento, $50 para comida y $50 para gastos imprevistos.
Los costos de contingencia son costos que no están específicamente identificados, pero que se determinan a discreción de los empleados. Estos pueden incluir costos de lavandería, uso de Internet, servicio de habitaciones, propinas del servidor y más.
Si un empleado utiliza su vehículo personal en viajes de negocios, se le reembolsará de acuerdo con la tasa de reembolso de millas del IRS. Esta es una tasa adicional que se utiliza para calcular el costo deducible de operar un vehículo con fines comerciales.
Gastos en efectivo
Cuando los empleados deben pagar sus propios gastos, las empresas suelen exigirles que presenten reclamaciones.
Si se aprueban las reclamaciones por dichos gastos personales, las empresas reembolsan a sus empleados. Este método requiere mucho más tiempo que los viáticos porque requiere que los empleados revisen las reclamaciones y recibos, aprueben o rechacen solicitudes de reembolso y paguen a los empleados.
Beneficios de los pagos diarios
Las empresas y los empleados podrán recibir viáticos.
- Las dietas pueden ayudar a las empresas a simplificar la elaboración de presupuestos y anticipar gastos futuros.
- Los viáticos reducen o eliminan la necesidad de que los empleados almacenen y administren recibos.
- Las dietas pueden minimizar otros tipos de papeleo tanto para las empresas como para los empleados.
- Facilitan que las empresas deduzcan impuestos cuando los utilizan para viajar.
- Garantizan que los empleados no paguen impuestos por las prestaciones que sirven de reembolso.
- Los empleados pueden conservar los viáticos excedentes que no gastan. (Sin embargo, tendrán que pagar impuestos sobre este exceso).
¿Qué te califica para la asignación diaria?
Las dietas son una asignación que cubre los gastos asociados a viajes de negocios. Específicamente, estos gastos incluyen alojamiento y comida, y gastos imprevistos como cargos por servicios y propinas.
¿Por qué las empresas pagan viáticos?
En términos de esquemas de compensación viáticos, las empresas pagan a ciertos trabajadores, como enfermeras itinerantes y maestros sustitutos, de esta manera porque sus horarios y costos laborales se adaptan mejor al pago viático que para otras categorías de empleados y salarios.
¿Cuáles son los beneficios de las dietas?
Las dietas cubren ciertos gastos de viaje de los empleados para que ellos no tengan que hacerlo. Pueden simplificar e incluso eliminar algunos costes de documentación tanto para los empleados como para las empresas. Además, no están sujetos a impuestos para la empresa y no se consideran ingresos para el empleado.
Línea de fondo
Las dietas son una asignación diaria que una empresa proporciona a los empleados para cubrir ciertos gastos durante los viajes de negocios. Estos gastos incluyen alojamiento, comida y gastos imprevistos. A veces las empresas dan a los empleados una tarjeta de crédito para pagar las dietas.
La tarifa diaria de la empresa suele ser la misma que la tarifa establecida por la Administración de Servicios Gubernamentales de EE. UU. Esto se debe a que una tasa diaria más alta de la empresa requerirá que el empleado pague impuestos sobre una cantidad mayor que la tasa gubernamental (a menos que se los devuelva a la empresa).
Las dietas pueden ser una forma eficaz y eficiente de gestionar los gastos de viaje tanto de las empresas como de los empleados.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué significa viáticos?
Per diem, del latín «per diem», se refiere a las dietas pagadas a los empleados para cubrir los gastos incurridos durante viajes de negocios. Los gastos comerciales cubiertos generalmente incluyen alojamiento, comida y otros gastos imprevistos.
2. ¿Cómo se calculan los viáticos?
Las empresas pueden ofrecer viáticos en forma de tarjetas de crédito corporativas, cobertura de gastos total o parcial, o tarifas diarias fijas. La mayoría de las empresas utilizan la tarifa estándar fijada por el gobierno federal como punto de referencia para sus viáticos.
3. ¿Cuáles son los beneficios de recibir viáticos?
Los viáticos pueden ayudar a las empresas a simplificar la elaboración de presupuestos y anticipar gastos futuros. También reducen la necesidad de que los empleados almacenen y administren recibos, minimizan el papeleo tanto para las empresas como para los empleados, facilitan la deducción de impuestos para las empresas y garantizan que los empleados no paguen impuestos por las prestaciones que sirven de reembolso.
¿Problemas o dudas? Te ayudamos
Si quieres estar al día, suscríbete a nuestra newsletter y síguenos en Instagram. Si quieres recibir soporte para cualquier duda o problema, no dude en ponerse en contacto con nosotros en info@wikieconomia.org.