¿Qué es el reembolso y cómo funciona (con ejemplo)?

¿Qué es la compensación?

El reembolso es una compensación pagada por una organización por los gastos de bolsillo incurridos o los pagos en exceso realizados por un empleado, cliente u otra parte. Los ejemplos comunes incluyen el reembolso de gastos comerciales, gastos de seguros e impuestos pagados en exceso. Sin embargo, a diferencia de una compensación típica, el reembolso no está sujeto a impuestos.

Comprender el reembolso

El reembolso suele estar asociado con gastos comerciales. Muchas empresas tienen políticas que determinan cuándo reembolsarán a los empleados los gastos personales. Estos gastos suelen estar relacionados con viajes y pueden incluir gastos relacionados con hoteles, comidas, transporte terrestre y pasajes aéreos (reembolso de viaje).

Las empresas también pueden reembolsar a los empleados otros tipos de gastos, como la matrícula de cursos universitarios o cursos de formación avanzada.

Tipos de compensación

Seguro

Además de los gastos comerciales, el reembolso también se utiliza en el sector de seguros. Cuando el titular de una póliza de seguro médico requiere atención médica de emergencia, es poco probable que tenga tiempo de comunicarse con la aseguradora para determinar hasta qué punto la póliza cubrirá los costos. Es posible que el asegurado tenga que pagar de su bolsillo los medicamentos, servicios médicos o gastos relacionados.

Alternativamente, una póliza de seguro puede requerir que el titular de la póliza cubra ciertos gastos de bolsillo antes de reclamar el reembolso. Esto es común en los casos de reembolso de aptitud física. La aseguradora puede reembolsar una cierta cantidad cada año si el asegurado paga y participa activamente en un programa de acondicionamiento físico en un centro de fitness calificado. En ambos casos, la parte que pagó los gastos de su bolsillo puede solicitar a la compañía de seguros el reembolso de los gastos incurridos que estén cubiertos por la póliza de seguro.

Impuestos

Los reembolsos también son comunes para los impuestos pagados a los gobiernos estatal y federal. A la mayoría de los contribuyentes del impuesto sobre la renta se les retienen impuestos federales en cada período de pago a través de deducciones de nómina, que no tienen en cuenta los créditos a los que el contribuyente puede tener derecho por otros impuestos pagados o gastos incurridos.Los contratistas pagan impuestos en pagos de impuestos estimados trimestrales.Un reembolso de impuestos proporcionado a un contribuyente por el gobierno es una forma de reembolso porque el dinero devuelto al contribuyente se basa en un pago excesivo anterior.

Legal

En el sector legal, existe un tipo de concesión llamada pensión alimenticia. La concesión de pensión alimenticia la ordena un juez y es un pago al excónyuge como compensación por el tiempo y el dinero invertidos en las perspectivas financieras y el crecimiento del cónyuge. Una persona en proceso de divorcio que trabajó a tiempo completo para mantener a su cónyuge mientras asistía a la universidad puede ser elegible para el reembolso de la pensión alimenticia si el cónyuge se graduó y ahora obtiene un ingreso.

Requisitos de reembolso

En los EE. UU., las empresas suelen utilizar las tarifas de viáticos establecidas por la Administración de Servicios Generales (GSA). GSA recauda tasas de reembolso para varias ciudades y estados. Una empresa también puede utilizar su propia metodología para establecer tarifas de viáticos tomando la tarifa de viáticos de GSA como punto base y ajustándola según factores específicos de la empresa.

Por ejemplo, es posible que una empresa desee establecer una tasa de reembolso más alta para los ejecutivos o vendedores que entretienen a los clientes. Las empresas también pueden proporcionar a los empleados una tarifa fija por día.

Consideraciones Especiales

Las organizaciones, ya sean empresas, aseguradoras o gobiernos, tienen interés en garantizar que las reclamaciones sólo se paguen por motivos legítimos. Los empleados, asegurados y contribuyentes pueden presentar reclamaciones por gastos que nunca ocurrieron o inflar el costo de los gastos. Esto requiere que la organización reembolsadora desarrolle procesos de control interno en un intento de detectar solicitudes de reembolso fraudulentas.

Otra situación en la que una empresa puede recuperar gastos fraudulentos se produce en el sector bancario. Por ejemplo, si el propietario de la cuenta es víctima de robo de identidad o violación de datos. En este caso, el banco llevará a cabo una investigación para garantizar que la cuenta haya sido comprometida antes de reembolsar al cliente los fondos retirados de la cuenta de débito o crédito del titular de la cuenta.

Ejemplo de reembolso

Supongamos que es un representante de ventas que asiste a una conferencia de la industria para comprender mejor el estado actual de la industria, asistir a seminarios educativos y establecer conexiones profesionales. Un viaje aprobado resultará en que usted gaste $300 de su propio dinero en una habitación de hotel, $250 en transporte y $100 en comida. Cuando regresa de su viaje, presenta un informe de gastos formal a la empresa, enumerando cada uno de estos tres elementos y presentándolo por un monto de $650 como reembolso. Este monto aparecerá con su próximo cheque de pago en su cuenta bancaria mediante depósito directo.

Gastos reembolsables

¿Cuánto me deberían reembolsar por el kilometraje?

Dependiendo de su acuerdo con la empresa, es posible que su empleador pueda reembolsar la parte total de los gastos de millaje para viajes de negocios calificados. El IRS también tiene una determinada asignación de kilometraje que proporciona una deducción por los gastos que reciben los propietarios de automóviles cuando utilizan un vehículo personal con fines comerciales, médicos, caritativos o de reubicación. En 2021, el IRS propone deducir $0,56 por milla para uso comercial, $0,14 para uso caritativo y $0,16 para ciertos fines médicos y reubicación (para 2020 es $0,575, $0,14 y $0,17, respectivamente).

¿Cómo obtengo un reembolso de Medicaid?

Cada estado administra Medicaid de manera diferente. Algunos estados reembolsan a los pacientes los gastos médicos que deben pagar de su bolsillo. En este caso, la información de Medicaid debe proporcionarse a su médico. No todos los proveedores de atención médica aceptan Medicaid.

¿Cómo obtengo un reembolso de mi HSA?

Si incurre en gastos cubiertos por su Cuenta de Ahorros para la Salud (HSA), puede reembolsarse a sí mismo mediante una transferencia electrónica o emitiendo un cheque girado desde su cuenta HSA. También puede retirar dinero de un cajero automático utilizando su tarjeta de débito vinculada a HSA.

¿Cómo recibo un reembolso de Medicare?

Los gastos médicos de Medicare generalmente se recuperan presentando un reclamo. Puede pedirle a su proveedor de atención médica que presente un reclamo o hacerlo usted mismo. Luego, Medicare reembolsa los gastos médicos directamente al proveedor.