Definicion de Plan de reembolso: qué es y cómo funciona
El **plan de reembolso** es un acuerdo entre un prestamista y un prestatario que establece un calendario de pagos para devolver un préstamo. Este plan especifica la cantidad de dinero que se debe devolver en cada pago, así como la frecuencia de los pagos. Su función es facilitar la devolución del préstamo de manera organizada y predecible para ambas partes.
¿Qué es un plan de reembolso?
Término general para varios tipos de planes que reembolsan a los empleados varios tipos de gastos relacionados con el trabajo. Estos gastos pueden incluir atención médica, automóvil, viajes, comida y entretenimiento. Los empleadores establecen planes de reembolso para permitirles pagar una cantidad más precisa de los gastos incurridos por los empleados, en lugar de tener que ofrecer primas amplias o aumentar la compensación para cubrirlos.
Comprender el plan de reembolso
Los planes de reembolso pueden adoptar muchas formas, como planes contables y no contables, beneficios complementarios de minimis o subsidios por kilometraje de vehículos y viajes. Los empleados no pueden realizar ninguna deducción personal por los gastos cubiertos por el plan de reembolso. Los empleados deben proporcionar informes de gastos suficientemente detallados a través de diarios o recibos para que los empleadores puedan deducir el reembolso.
La Publicación 535 del IRS, Gastos comerciales, establece lo siguiente: “Para ser deducibles, los gastos comerciales deben ser tanto ordinarios como necesarios. Los gastos de rutina son gastos que son comunes y aceptados en su industria. Los gastos necesarios son gastos que son útiles y apropiados para su comercio o negocio. Un gasto no tiene por qué ser inevitable para considerarse necesario.
Algunos estados, como California, exigen que los empleadores reembolsen a los empleados los gastos razonables relacionados con el trabajo, y cualquier reembolso de los gastos recibidos no tiene que declararse como salario o ingreso. Pero para que esto suceda, los empleadores deben establecer un plan de informes escrito por adelantado y los empleados deben documentar adecuadamente los gastos según ese plan. Esto es necesario para garantizar una contabilidad de gastos oportuna y precisa. Muchas empresas cuentan con contadores o asesores laborales para justificar los gastos y garantizar que los informes y las deducciones sean correctos.
A continuación se muestra un desglose de algunos ejemplos comunes de gastos laborales que requerirán reembolso por parte del empleador:
- Transporte: El costo de cualquier viaje relacionado con el trabajo, incluidos los costos de viaje, comidas, alojamiento y cualquier gasto de entretenimiento que cumpla con los criterios establecidos en Publicación 463 del IRS, Viajes, entretenimiento, obsequios y gastos automotrices. Muchos empleadores reembolsarán a los empleados que utilicen sus vehículos personales con fines comerciales la tarifa estándar por kilometraje que establece anualmente el IRS. Por ejemplo, la tarifa federal estándar por millaje comercial en 2021 será de 56 centavos por milla (57,5 centavos por milla en 2020). Generalmente, los gastos de viaje regulares entre el hogar de un empleado y el trabajo no son elegibles para reembolso.
- Reservas: Cualquier artículo necesario comprado por un empleado puede reembolsarse al costo si se reembolsa según un plan responsable.
- Comida y entretenimiento: Los gastos de comidas y entretenimiento incurridos en el domicilio fiscal de un empleado son elegibles para reembolso, pero solo si la comida/entretenimiento en cuestión tiene un propósito comercial claro.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué es un plan de reembolso?
Un plan de reembolso es un término general para varios tipos de planes que reembolsan a los empleados varios tipos de gastos relacionados con el trabajo, como atención médica, automóvil, viajes, comida y entretenimiento. Este tipo de planes permite a los empleadores pagar una cantidad más precisa de los gastos incurridos por los empleados en lugar de ofrecer primas amplias o aumentar la compensación para cubrirlos.
2. ¿Cómo se entiende un plan de reembolso?
Los planes de reembolso pueden adoptar muchas formas, como planes contables y no contables, beneficios complementarios de minimis o subsidios por kilometraje de vehículos y viajes. Los empleados no pueden realizar deducciones personales por los gastos cubiertos por el plan de reembolso y deben proporcionar informes de gastos detallados para que los empleadores puedan deducir el reembolso.
3. ¿Qué tipo de gastos laborales podrían requerir reembolso por parte del empleador?
Algunos ejemplos comunes de gastos laborales que requerirán reembolso por parte del empleador incluyen los costos de transporte relacionados con el trabajo, reservas necesarias compradas por un empleado y gastos de comida y entretenimiento incurridos en el domicilio fiscal de un empleado. Sin embargo, estos gastos deben cumplir con ciertos criterios establecidos por la legislación pertinente.
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