¿Cuál es el plazo de entrega de una orden de compra? Definición y cómo funciona.

¿Qué es el plazo de entrega de la orden de compra (POLT)?

El término plazo de entrega de la orden de compra (POLT) se refiere a la cantidad de días que transcurren entre el momento en que una empresa solicita insumos de fabricación y el momento en que esos artículos llegan a la planta de fabricación. En pocas palabras, el tiempo de entrega de la orden de compra es el tiempo estimado que lleva recibir un pedido una vez realizado. POLT varía según la empresa y la industria, por lo que no se pueden experimentar dos al mismo tiempo. Esto significa que el momento depende de muchos factores, incluido el tipo de artículo necesario y la época del año.

Comprensión del plazo de entrega de la orden de compra (POLT)

El plazo de entrega de la orden de compra es el tiempo necesario para completar un pedido, desde el momento en que se realiza el pedido hasta la fecha prevista de recepción. Por lo tanto, si una empresa realiza un pedido de suministros el 1 de mayo y se espera que se entregue el 10 de mayo, el POLT para las entregas es de nueve días. Este período de tiempo está fuertemente influenciado por una serie de factores, incluidos los tipos de bienes que necesita la empresa, la disponibilidad de materiales, su procedencia, la ubicación de los proveedores e incluso la época del año.

POLT implica varias etapas diferentes, que incluyen:

• Confirmación de un pedido
• Disponibilidad de producto
• Ordenando
• Confirmación de un pedido
• Notificación de entrega
• Recepción de las mercancías
• Facturación
• Pago

Las empresas deben planificar cuidadosamente los plazos de entrega de las órdenes de compra al programar los ciclos de producción porque si los recursos de producción no llegan a tiempo, la producción se retrasará, lo que le costará dinero a la empresa en ventas perdidas, tiempo de inactividad de los trabajadores y reducción de la absorción de gastos generales de fábrica. Por otro lado, si las materias primas llegan demasiado pronto, la empresa puede incurrir en costos adicionales de mantenimiento de inventario.

Por esta razón, los gerentes deben planificar con la mayor precisión posible cuándo necesitan ordenar los materiales necesarios para evitar incurrir en costos generales adicionales. Si tienen una cadena de suministro sólida, este debería ser uno de los primeros elementos agregados al calendario de producción y/o recursos humanos.

Las empresas pueden reducir el número de días en POLT de las siguientes formas:

• Aumento del número de pedidos. Esta es una mejor opción que realizar uno o dos pedidos grandes. Al hacer esto, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero. Esto también puede garantizar que no tengan demasiadas existencias en particular y, al mismo tiempo, mantengan suficiente inventario para continuar cumpliendo con los pedidos.
• Cambio de proveedores. Utilizar proveedores locales o nacionales en lugar de internacionales puede ayudar a reducir los plazos de entrega, lo que a su vez puede ahorrar tiempo y dinero.
• Automatización del proceso de pedido. Al cambiar a un sistema que realiza y completa pedidos automáticamente, las empresas pueden liberar mano de obra para otras tareas y darle al personal más tiempo para hacer su trabajo. La automatización también ayuda a reducir cualquier posibilidad de error en lo que respecta al proceso de pedido.

Consideraciones Especiales

Una empresa puede crear un sistema de gestión de inventario de dos contenedores que pueda automatizar en gran medida el proceso de reordenamiento de artículos o materiales pequeños o de bajo valor. Para insumos más importantes, una empresa debe considerar no sólo el tiempo de entrega, sino también el tiempo de procesamiento del pedido. Por ejemplo:

• Si los suministros se solicitan un viernes por la tarde, es posible que el pedido no se reciba hasta el lunes, lo que significa una pérdida de dos días.
• Si hay escasez de materias primas, es posible que el fabricante no reciba la cantidad deseada y que no llegue a tiempo si el proveedor tiene que comprar los materiales en otro lugar antes de enviarlos al comprador.

Si existe una alta demanda estacional de determinadas materias primas, esto puede afectar la puntualidad en la recepción de los suministros. Incluso si un fabricante quiere evitar costos de almacenamiento innecesarios, puede preferir tener un stock de reserva disponible para protegerse contra retrasos en la entrega.

La visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario de materias primas se proporciona a través de conexiones de software en línea entre fabricantes y proveedores que se encargan de la logística de la cadena de suministro. Cuanto más comunique el comprador sobre sus necesidades futuras proporcionando al vendedor previsiones de demanda, más preciso será el plazo de entrega del pedido. Muchos fabricantes también pueden utilizar una estrategia de fabricación llamada fabricación justo a tiempo (JIT). Este proceso alinea los pedidos con los cronogramas de producción corporativos, reduciendo así los tiempos de espera y el desperdicio.