Orden de compra | Diccionario Economico

Definición de Orden de compra | Diccionario Economico

Un orden de compra es un documento que informa sobre la solicitud de adquisición de bienes o servicios por parte de una empresa o individuo, detallando la cantidad, descripción y precio de los artículos requeridos, así como los términos y condiciones de entrega y pago. Este documento es utilizado para formalizar y registrar las transacciones comerciales.

Por lo tanto, documentamos nuestras necesidades de productos. Es común enviar este documento al proveedor para que cumpla con el pedido especificado. Posibilidad de hacerlo de forma física o virtual (correo electrónico o página web).

La finalidad de una nota de pedido es poder comparar posteriormente la factura con dicho pedido y anotar posibles incidencias, y tener por escrito las condiciones de dicho pedido.

Proceso en una orden de compra

En primer lugar, debe averiguar cuáles son sus necesidades. Una vez que se ha seleccionado el proveedor adecuado, se emite la orden de compra especificada. El vendedor recibe el original y el comprador se queda con una copia. El vendedor atiende el pedido y adjunta una factura que se compara con el mismo. Si algo no se entrega, queda pendiente.

Este documento es útil para ambas partes. El comprador puede controlar el tipo o monto de los gastos y predecir los pagos. El vendedor puede organizar sus diversos pedidos y hacer una previsión de costes. En ambos casos, los programas de gestión e incluso las hojas de cálculo ayudan. Por otro lado, para efectos legales, una vez adoptado, obliga a ambas partes a un intercambio convenido.

Contenido de la nota de pedido

Por lo general, estos son los mismos datos que se requieren en la factura, solo aparece en el formulario la expresión «Pedido» o similar. Te los detallamos a continuación:

• Información sobre el comprador y el vendedor. El número de identificación fiscal de cada país es muy importante. También domicilio fiscal.
• Fecha y lugar de emisión de la orden. Lo primero es muy importante, sobre todo para controlar el tiempo que tarda nuestro proveedor en entregarlo. De esta manera podemos evitar la escasez.
• Título y enlace al producto. También se incluye la cantidad pedida, el precio y los posibles descuentos, promociones o bonificaciones.
• Método de pago seleccionadoy los términos y montos a pagar, en su caso. Este momento es importante para el buen manejo de la tesorería.
• coste totalposibles gastos de transporte, seguro o similares y, como parte integrante, la firma de una persona autorizada.
• Fecha y forma de entrega. En este punto, después de la entrega, se enviará al cliente una factura para su firma, que normalmente se adjunta al pedido. También es necesario anotar posibles incidencias o lo que no se entregó.

La verdad es que estos estrictos requisitos a veces se relajan, dependiendo de las relaciones comerciales y la confianza. En muchos casos, los pedidos se hacen verbalmente o por teléfono. Incluso se puede solicitar por correo electrónico, pero sin documento de pedido. Sin embargo, es conveniente tener siempre un control sobre estas órdenes.

Ejemplo de orden de compra

Veamos un ejemplo de lo que puede ser un documento de pedido. En él podemos observar todos los datos necesarios y posibles descuentos y costes asociados al suministro del producto especificado. También un lugar reservado para incidencias y para la firma de quien recibe la mercancía.

Nota. Los datos anteriores son ficticios.

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