Definición de Documento comercial | Diccionario Economico
Un documento comercial se refiere a cualquier tipo de documento utilizado en actividades comerciales para registrar transacciones, acuerdos o comunicaciones entre empresas o individuos.
Por lo tanto, su finalidad es dejar constancia por escrito de lo ocurrido durante la operación. Se mostrará el hecho, términos pactados y cualquier otra información de interés. Por supuesto, la información de las partes debe presentarse de manera clara y detallada.
Razones de uso y requisitos para un documento comercial
Hay varias razones para usarlos. Los más importantes son los siguientes:
- El primero, ya mencionado, es para el registro del acuerdo. Esto es necesario porque tener todo por escrito facilitará el trabajo de los jueces; en caso de ir a juicio. Por eso, en las relaciones comerciales es mejor que todo sea claro y conciso.
- En segundo lugar, representan un documento de apoyo para la publicación de la operación. Sin ellos, desde un punto de vista legal, no sería posible realizar asientos contables.
- En tercer lugar, la relación entre las partes se establece de forma clara y por escrito. Así, se detallan los derechos y obligaciones de cada uno de ellos.
En cuanto a los requisitos para un documento comercial, serán los siguientes:
- Nombre que define el tipo de documento de venta.
- La fecha de emisión, vigencia o vencimiento.
- Número de pedido que permite ordenarlo y archivarlo.
- Datos de las partes que intervienen en la operación.
- Conceptos detallados y cantidades. La figura debe estar escrita en letras y números.
- Concepto y detalles del trato.
- Firmas de las partes o de sus personas autorizadas.
Tipos de documentos comerciales.
Existen tres grandes grupos de clasificación de documentos comerciales.
- En primer lugar, dependiendo de si interviene o no el notario (notaría), tenemos privados y públicos. En el primer caso sólo se requiere la firma de las partes, mientras que en el segundo debe elevarse a acto público.
- En el segundo semestre habrá información y apoyo. La diferencia es que los primeros detallan la información comercial relevante, mientras que los segundos reflejan la operación de pago en efectivo.
- Finalmente, tendremos negociables y no negociables. Los primeros representan una obligación de pago y pueden convertirse en efectivo. Además, con ellos se pueden realizar transacciones comerciales. Los segundos son solo soporte informativo o transaccional.
Ejemplos de documentos comerciales
Para terminar, veamos algunos ejemplos y cómo podemos clasificarlos.
- Conocimiento de embarque o conocimiento de embarque: Detalla la mercancía entregada al comprador y, en su caso, las condiciones de venta. Esta suele ser la etapa previa a la facturación. Sería no negociable, confidencial e informativo.
- Controlar: Consiste en un documento que refleja la operación de compraventa y sus condiciones. Sería no negociable, confidencial e informativo.
- Examen: Permite al destinatario recibir efectivo del banco del pagador. Estaríamos ante un documento negociable ya que se puede aprobar. Además, será privado y accesorio (la factura es el documento original).
- Recibo: Es prueba de pago de la deuda y libera parcial o totalmente al deudor. Sería innegociable, privado (aunque podría elevarse a público), y solidario, ya que el documento original sería una deuda.
- Como último ejemplo, otro documento comercial podría ser una letra de cambio.: se diferencia de un cheque en que tiene fecha de vencimiento. Quien lo reciba no podrá recogerlo antes de esta fecha. Sería negociable, privado y solidario.
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