Control interno | Diccionario Economico

Definición de Control interno | Diccionario Economico

El control interno es un conjunto de procesos y herramientas que se utilizan en una organización para asegurarse de que se cumplen los objetivos establecidos, se minimizan los riesgos y se evitan fraudes o errores. Se basa en la identificación y evaluación de los riesgos, la implementación de políticas y procedimientos adecuados, la separación de funciones y la revisión constante de la actividad empresarial.

A medida que las empresas crecen, les resulta cada vez más difícil hacer un seguimiento de lo que sucede con sus recursos, activos, herramientas y personas.

Por esta razón, se hizo necesario crear un mecanismo para registrar el uso de estos recursos, así como las actividades.

Ejemplos de Controles Internos sobre Recursos y Activos Financieros

Algunos usos de los controles internos aplicables a los bienes incluyen verificar la entrada y salida de vehículos propiedad de la empresa. Al mismo tiempo se monitoriza la actividad del vehículo, el desgaste, el consumo de combustible y el responsable del mismo.

Cuando se utilicen vehículos oficiales, los conductores deberán disponer de un libro de registro que registre el inicio y final del viaje, así como el tiempo de superación de cada etapa.

Otro ejemplo es el inventario de materiales en un almacén. Los sistemas FIFO y LIFO necesariamente requieren controles internos para comprobar las fechas y tipos de materiales o inventario. Estas son credenciales que también se pueden usar para depreciar activos.

En cuanto a los recursos financieros, los controles internos se realizan antes de la ejecución de un gasto, por ejemplo en GAV (Gastos de Administración y Ventas), los cuales se derivan de las tareas propias de estas funciones. Sin embargo, debe ser controlado para no exceder lo necesario para este desempeño durante el período.

Por ejemplo, si un mes de ventas requiere la compra de hojas de papel, lápices y tinta de impresora, los controles internos deben tener una estimación de lo que se gasta cada mes y verificarlo cada mes para garantizar que se cumpla con esta tasa de gasto.

Soportes de control interno

De la misma forma que se realiza un registro instantáneo de recursos y acciones, es importante guardarlo para crear un archivo relativo a cada elemento controlado.

Hay varios software de control interno que las empresas pueden contratar, o una hoja de cálculo de Microsoft Excel es suficiente si se solicita.

Para evitar pérdidas, puede comprar almacenamiento en la nube virtual y cargar estos archivos allí para evitar perderlos.

Si además dispone de un soporte de papel con firmas responsables, es conveniente digitalizar estos documentos. Por ejemplo, a través de un escáner con posterior reinicio a carpetas digitales.

Gerentes de control interno

Los responsables de las actividades de control interno deben ser ágiles, organizados y aptos para trabajar en escenarios de alta demanda ya que, por ejemplo, pueden controlar simultáneamente muchos elementos: control financiero de gastos, control de inventarios, control de uso de activos de la empresa y control de entrada y salida de personas.

Si algo sale mal en este proceso de constitución, puede haber desviaciones en la realidad operativa y de capital de la empresa en relación a sus activos. Es por esta razón que los controles internos deben ser parte de un sistema operativo ordenado y consistente.

Los controles internos brindan un valioso apoyo a la gestión operativa de una organización al proporcionar procesos de trazabilidad transparentes y seguros.

Por ello, su importancia radica en que las empresas, independientemente de su estructura y tamaño, implementen algún tipo de sistema de control interno con el fin de llevar un mejor registro de sus activos y diagnosticar dónde ocurren las desviaciones logísticas para mejorar constantemente los procesos en sus operaciones. cadena de valor.

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