Definición de Alcance de un proyecto | Diccionario Economico
El alcance de un proyecto se refiere a los límites y objetivos que se establecen para el desarrollo de una iniciativa, permitiendo definir las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y controlar el progreso.
Cuando una organización piensa en un proyecto, debe hacer algunas valoraciones preliminares. Es el caso de la evaluación financiera del proyecto, evaluación legal, ambiental, social, económica, etc. Hasta que, finalmente, y habiendo obtenido resultados favorables en estas evaluaciones descritas, no se ha tomado la decisión de iniciar el proyecto.
Pero además de la evolución, lanzar un proyecto también significa determinar el alcance del proyecto, así como todo lo que es necesario para su implementación. Por ello, es importante conocer su escala y determinarla con antelación.
Alcance de los objetivos
Un proyecto puede variar desde un método para resolver un problema, mejorar la posición de una organización, hasta una inversión realizada en algo que beneficiará en el futuro. Pero es importante saber que el proyecto no resolverá todos los aspectos de las actividades de la organización, sino sólo aquellos con los que se relacionan sus objetivos.
Por ejemplo, si una empresa decide construir un nuevo almacén de inventario, este proyecto resolverá los problemas de espacio, capacidad de inventario, producción (porque más espacio de almacenamiento puede producir un poco más) y una distribución más rápida.
Esto se debe a la presencia de un stock de almacén más grande, lo que nos permitirá enviar productos con mayor frecuencia. Sin embargo, este proyecto no debe afectar la calidad de los productos producidos, ya que sus objetivos están relacionados con las existencias, el espacio y el almacenamiento. Pero no en la cadena de producción anterior.
Gama de partes interesadas
El alcance del proyecto es el proceso que se planifica con las personas que están interesadas en el proyecto, ya sea porque están directamente involucradas en él (ingenieros, contadores, supervisores y gerentes) o porque financian el proyecto.
La identificación de los interesados es importante porque determina cómo y cuándo participarán en el proyecto.
- Ingenieros en la etapa de diseño y supervisión arquitectónica.
- Contadores de turno para control de gastos;
- Supervisores en la etapa de ejecución de tareas
- Y los inversores antes, durante y después, pero solo a efectos de rendición de cuentas.
Esto evita interferir excesivamente en el proyecto con valoraciones personales, dando a cada participante la oportunidad de participar de la forma que más le convenga.
Campo de actividad
Las actividades del proyecto, desde su etapa de idea, diseño, ejecución hasta la etapa de cierre, deberán determinarse a partir del listado y posterior programación con los gestores correspondientes, los recursos financieros y operativos necesarios. En este sentido, puedes utilizar un diagrama de Gantt o herramientas de software de gestión de proyectos para controlar mejor cada etapa.
La escala de actividad permite, a su vez, distinguir entre el tiempo del proyecto, las personas necesarias y los recursos financieros y no financieros para su ejecución.
¿Es posible cambiar la escala del proyecto?
Ciertamente. Y es muy probable que el alcance del proyecto requiera cambios ya que es muy difícil establecer una línea de base totalmente asertiva ya que se planifican actividades y recursos sin considerar posibles contingencias.
Importante en este sentido es que todos los actores se involucren nuevamente en los cambios en el alcance del proyecto para que den su consentimiento y estén al tanto de los nuevos programas y ajustes.
Sin embargo, hacer demasiados cambios en el alcance del proyecto no es una buena señal, ya que muestra que muchos aspectos no se predijeron. Por lo tanto, esta es la razón de la imposibilidad de la planificación técnica.
En este sentido, se recomienda que al examinar el alcance de un proyecto, si los interesados no tienen la experiencia suficiente para definirlo, se traiga a un experto en la materia o proyectos similares para que brinde su evaluación y asesoramiento. De esta forma, también podemos minimizar los riesgos asociados a la necesidad de cambiar constantemente el proyecto. Bueno, si es así, al mismo tiempo incurriremos en más recursos en el consumo, y se extenderán los plazos para su finalización y recepción de beneficios.
Responsabilidades dentro del proyecto.
El principio del control gerencial es establecer los responsables de cada dirección estratégica. Por lo tanto, en la gestión de proyectos, es importante saber quién será el responsable de cada etapa. Así, se pueden solicitar informes para el seguimiento de la gestión del proyecto. Y, además, podremos saber si se lleva a cabo correctamente en la transferencia del ciclo del proyecto.
Los responsables son aquellos que pueden advertir si se requiere una extensión de tiempo, un aumento de recursos o de personas.
Así, el alcance del proyecto es una estructura preliminar de tiempo, recursos, personas, metas y resultados esperados del proyecto, que se elabora con un grupo de personas que participan en él y/o se beneficiarán de él.
Aunque el alcance del proyecto puede cambiar, se recomienda planificarlo con flexibilidad y con una visión realista de su avance y resultados. El propósito de esto es evitar decepciones que no fueron previstas con suficiente precisión técnica.
Cómo determinar el alcance del proyecto.
Para determinar el alcance de un proyecto, esto se puede hacer de tres maneras principales:
- Matriz RACI: Es una herramienta para determinar quién asume las funciones correspondientes en cada una de las tareas. Cada letra de la abreviatura RACI tiene un significado: R – responsable, A – aprobador, C – consultor, I – informante.
- Enunciado del alcance del proyecto: En una definición o declaración de proyecto, o en un contrato, el alcance de la propuesta puede incluirse textualmente.
- Dibujo de la mesa: Es una forma gráfica de definir un proyecto y cómo se distribuirán las funciones entre sus diversos colaboradores.
Ejemplo de contenido del proyecto
Un ejemplo de alcance de un proyecto sería si lo definimos con un operador:
«Construir una nueva autopista de 217,98 km que conectará las ciudades de Lima y Tarma en un plazo de dos años y de acuerdo con las especificaciones técnicas del documento adjunto».
¿Problemas o dudas? Te ayudamos
Si quieres estar al día, suscríbete a nuestra newsletter y síguenos en Instagram. Si quieres recibir soporte para cualquier duda o problema, no dude en ponerse en contacto con nosotros en info@wikieconomia.org