¿Qué son los gastos administrativos y cuáles son algunos ejemplos?

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos son gastos incurridos por una organización que no están directamente relacionados con una función central específica, como producción, producción o ventas. Estos costos generales se aplican a la organización en su conjunto y no a departamentos o unidades de negocios individuales.

Comprender los costos administrativos

Los gastos administrativos podrán incluir salarios de la alta dirección y gastos relacionados con servicios o suministros generales; por ejemplo, derecho, contabilidad, gestión de oficinas y tecnología de la información. Estos costos generalmente no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios de una empresa y generalmente están excluidos de la ganancia bruta.

Las empresas incurren en costos administrativos para realizar operaciones básicas (como la administración de nóminas o beneficios de salud), mejorar la supervisión y la eficiencia y/o cumplir con las leyes y regulaciones. En el estado de resultados, los gastos administrativos aparecen debajo del costo de bienes vendidos (COGS) y pueden mostrarse junto con otros gastos, como gastos generales o gastos de venta.

Algunos gastos administrativos son de naturaleza fija porque surgen como parte de la base de las actividades comerciales. Estos costos existirán independientemente del nivel de producción o ventas. Los demás gastos administrativos son semivariables. Por ejemplo, una empresa siempre utilizará un determinado nivel mínimo de electricidad para mantener las luces encendidas. Luego podrá tomar medidas para reducir sus facturas de energía.

Debido a que una empresa puede eliminar los gastos administrativos sin afectar directamente el producto que vende o produce, estos gastos suelen ser los primeros en sufrir recortes presupuestarios. La gerencia está interesada en mantener bajos los gastos administrativos en relación con otros gastos porque permite que el negocio se apalanque de manera más efectiva. La relación entre ventas y gastos administrativos ayuda a las empresas a medir qué parte de sus ingresos por ventas se asigna para cubrir los gastos administrativos.

Las empresas pueden deducir en sus declaraciones de impuestos los gastos administrativos que sean razonables, habituales y necesarios para el negocio. Estos gastos deben ser incurridos en el curso ordinario del negocio y deducidos en el año en que se incurren.

Otros tipos de gastos administrativos

Los salarios y beneficios de algunos empleados, como los especialistas en contabilidad y TI, se consideran gastos administrativos. Todas las compensaciones y beneficios ejecutivos se consideran gastos administrativos. Los alquileres de edificios, los seguros, las suscripciones, los servicios públicos y el material de oficina pueden clasificarse como gastos generales o gastos administrativos.

Dependiendo del activo que se deprecie, los gastos de depreciación se pueden clasificar como gastos generales, administrativos o de venta (marketing). Las organizaciones también pueden incluir honorarios legales y de consultoría como gastos administrativos. Sin embargo, los costos de investigación y desarrollo (I+D) no se consideran gastos administrativos.

Para obtener una imagen completa de los costos asociados con el funcionamiento de determinadas unidades de negocio, una empresa puede asignar gastos administrativos a cada uno de sus departamentos en función de un porcentaje de ingresos, gastos, espacio u otras métricas. Dentro de la empresa, esto permite a la dirección tomar decisiones sobre la expansión o contratación de unidades de negocio individuales.

Ejemplo de gastos administrativos

Por ejemplo, si la empresa XYZ gasta $4000 mensuales en electricidad y lo contabiliza como gastos administrativos, puede asignar los costos de acuerdo con el espacio ocupado por cada departamento individual. Asumir:

• Planta de fabricación de 2000 pies cuadrados.
• Planta de fabricación de 1.500 pies cuadrados.
• Oficina de contabilidad de 750 pies cuadrados.
• Oficina de ventas de 750 pies cuadrados.

La empresa ocupa una superficie de 5.000 pies cuadrados. La factura de la luz se puede distribuir de la siguiente manera:

• Producción: $1600 o (2000 / 5000) x $4000.
• Producción: $1.200 o (1.500 / 5.000) x $4.000.
• Contabilidad: $600 o (750 / 5000) x $4000.
• Ventas: $600 o (750 / 5000) x $4000.