¿Qué es un quórum? Definir cómo funciona, formas de lograr el objetivo.

¿Qué es un quórum?

Un quórum es el nivel mínimo de personas que tienen intereses creados en una empresa requerido para que el acta de una reunión sea válida según los estatutos corporativos. Esta cláusula o acuerdo general garantiza que haya suficientes representantes presentes en las reuniones antes de que la junta pueda realizar cambios.

Un quórum suele estar formado por el grupo más grande en el que se puede confiar para asistir a todas las reuniones corporativas, lo cual es una evaluación cualitativa. El plural de la palabra quórum es quora.

¿Cómo funciona el quórum?

Dado que no existe un número estricto que constituya un quórum, las mejores prácticas sugieren que el quórum se establezca como una mayoría simple de los miembros dentro de la organización. También es posible especificar un número concreto en los estatutos de la empresa, en cuyo caso tiene prioridad sobre la mayoría simple de votos si el número es mayor. Es importante que el número elegido no sea tan pequeño que no represente con precisión a todos los miembros, pero tampoco tan grande que resulte difícil celebrar una reunión legal.

En todo caso, el número de quórum deberá ser representativo de los miembros que toman las decisiones. Si, por ejemplo, una empresa tiene diez miembros de la junta directiva, el quórum puede ser una mayoría simple de los seis miembros de la junta directiva, en lugar del 51% de cada accionista de la empresa.

Consejos para lograr el quórum

Las reuniones son más efectivas y la toma de decisiones es más efectiva cuando hay quórum y los puntos de la agenda que deben votarse pueden resolverse. El órgano rector puede garantizar que se mantenga el quórum de varias maneras:

• Avise a los participantes con suficiente antelación. Esto incluye el uso de calendarios de correo electrónico y el envío de invitaciones mucho antes del día de la reunión.
• Elija horarios y días que sean convenientes para los participantes. Esto implica encuestar a los participantes, estar al tanto de otras actividades competitivas que puedan estar ocurriendo en un momento particular y coordinar las actividades de todos los participantes.
• Establezca horarios de reuniones recurrentes. Con el tiempo, es más probable que los participantes comprendan que deben ceñirse a ese momento específico en lugar de duplicarse. Por ejemplo, una reunión de la junta directiva que se reúne el segundo miércoles de cada mes debería ser un día de reunión normal.
• Envía recordatorios personales. Envíe notas personales y correos electrónicos mucho antes de la reunión, recordando a los demás sobre la reunión y motivándolos a asistir.
• Evaluar la frecuencia de las reuniones. A veces es menos probable que los miembros asistan a las reuniones si éstas están ocupadas o son demasiado frecuentes. Si es posible, reduzca el número de reuniones y empiece a pedir tiempo a otras personas de forma más eficaz.
• Sea flexible con sus opciones de asistencia. Algunos estatutos pueden establecer que una llamada telefónica o una videoconferencia aún se considera presencia elegible. Aunque algunos miembros no podrán asistir en persona, aún pueden contribuir al quórum con opciones de asistencia flexibles.
• Investigar la mala asistencia. Es posible que algunos miembros específicos simplemente no estén cumpliendo con sus responsabilidades de liderazgo porque no asisten a suficientes reuniones. Fomente la participación de todos los participantes y comuníquese directamente con los participantes sin violar sus obligaciones según el acuerdo.

Qué hacer si no hay quórum

La idea y los principios del quórum fueron establecidos por las Reglas de Orden de Robert. Estas reglas se implementaron para ayudar a proteger a las organizaciones del poder de toma de decisiones de unos pocos elegidos que pueden ser ignorantes o engañosos. Sin embargo, si no hay quórum en el momento de la reunión, los miembros existentes pueden tomar hasta cuatro acciones en nombre de la empresa.

1. Establezca una hora de reunión. Si no hay quórum, los participantes de la reunión pueden ajustar el tiempo establecido para reprogramar la reunión. Esto permitirá a la empresa y a sus participantes reprogramar una reunión existente para una fecha posterior en la que puedan asistir más personas.
2. Aplazar y reprogramar la agenda. Los participantes existentes pueden simplemente posponer la reunión e intentarlo nuevamente en una próxima reunión que ya esté programada. Esto ocurre, por ejemplo, si se han celebrado reuniones presupuestarias programadas periódicamente y la decisión presupuestaria propuesta no es urgente.
3. Pausa y aplazamiento. La acción menos dolorosa es una simple pausa, durante la cual los participantes existentes en la reunión hacen una pausa con la esperanza de que otros participantes se revelen o sean atrapados. Esto suele ocurrir si algunos participantes toman un descanso voluntario y no se alcanza el quórum a mitad de la reunión, o si se sabe que otros participantes se retrasaron temporalmente.
4. Acepta la oferta preferida. Se podrá hacer una oferta preferente en circunstancias especiales en las que se puedan tomar medidas adicionales para establecer un quórum. Se podrá formar un comité, por ejemplo, para convocar a los miembros ausentes.

Ejemplos de quórum

Quórum de Microsoft

Microsoft (MSFT) ha establecido reglas de quórum para sus accionistas y su junta directiva. Los estatutos de la empresa establecen que el quórum de accionistas es «la mayoría de todas las acciones con derecho a votar sobre cualquier asunto». Por lo general, una votación confirma lo que haya votado la mayoría del quórum.

Para la Junta Directiva, el quórum es la mayoría de los miembros de la Junta. Si hay quórum en una reunión, la mayoría de los miembros presentes pueden actuar sobre los asuntos que se les presenten, excepto aquellos restringidos por los estatutos de la empresa. Si no hay quórum en una reunión, los miembros presentes podrán aplazar la reunión.

Quórum de Apple

Con respecto a sus accionistas, Apple (AAPL) define quórum como los accionistas mayoritarios presentes, en persona o por poder, que tienen derecho a votar en asuntos relevantes. Los accionistas pueden realizar negocios si hay quórum presente hasta que se levante la reunión. Si durante esta asamblea ya no hay suficientes accionistas para formar quórum, la asamblea podrá continuar y se podrán aprobar resoluciones si son aprobadas por la mayoría de las acciones requeridas para constituir quórum.

El quórum de directores de Apple constituirá la mayoría del número autorizado de directores. Los acuerdos adoptados por la mayoría de los directores con presencia de quórum se consideran aprobados. Las transacciones pueden proceder si inicialmente hay quórum, pero luego pueden rechazarse si la mayoría del quórum las aprueba. Una reunión podrá ser aplazada por la mayoría de los directores presentes, incluso si no hay quórum.

Línea de fondo

Un quórum es el número mínimo de personas necesarias para celebrar reuniones o tomar decisiones durante determinadas reuniones de la empresa. En la mayoría de los casos, se considera que un quórum es la mayoría de los miembros de un grupo u organización. Una tarea demasiado pequeña puede dar como resultado una representación inadecuada del todo, mientras que una tarea demasiado grande puede correr el riesgo de que no se puedan realizar reuniones y tomar decisiones. Las Reglas de Orden de Robert proporcionan un marco sobre el cual las organizaciones pueden formar su quórum.