Over and Short: definición y qué significa en contabilidad

¿Qué es “demasiado” y “corto”?

Over and Short (a menudo llamado «Cash Over Short») es un término contable que señala una discrepancia entre el desempeño informado de una empresa (a partir de sus informes de ventas o recibos) y su desempeño auditado. El término también es el nombre de una cuenta en el libro mayor de una empresa: una cuenta de «efectivo corto».

Este término se aplica principalmente a empresas con uso intensivo de efectivo en los sectores minorista y bancario, así como a aquellas que necesitan manejar pequeñas dinero en efectivo. Si un cajero o un empleado del banco comete un error, como dar demasiado o muy poco cambio, la empresa terminará con una escasez de efectivo o una posición de pago excesivo al final del día.

Ejemplo terminado y corto

Digamos que trabajo como cajero en una tienda de artículos deportivos. Enumeré correctamente un par de pantalones de yoga por $95 y pagué $95, pero calculé mal el dinero que recibí por los pantalones. El comprador, sin saberlo, me dio $96 por la compra, un error que ninguno de los dos pudimos detectar. El sistema de contabilidad mostrará $95 en ventas anunciadas y $96 en efectivo cobrado. La diferencia de un dólar va a la cuenta de «efectivo en corto». El asiento de diario para esta venta debitará efectivo por $96, crédito por ventas por $95 y crédito en efectivo por la venta corta por $1.

Lo contrario ocurre con las transacciones que resultan en escasez de efectivo. Supongamos la misma situación, excepto que obtengo $94 por venta en lugar de $96. El efectivo ahora se debita $94, la cuenta de ventas se acredita $95 y el efectivo vencido y corto se debita $1.

¿Qué causa los incidentes que involucran transacciones en efectivo a corto plazo?

La interferencia interna puede dar lugar a que la empresa no pueda mantener sus registros contables. Sin embargo, la causa suele ser un simple error humano. Un empleado que declara incorrectamente una venta o comete otro error, como contar mal el efectivo, puede generar una discrepancia entre el precio de venta de un artículo, el monto recibido y el monto registrado en el sistema contable.

Función de cuenta Cash Over Short

La empresa debe registrar las discrepancias de efectivo en una cuenta única y de fácil acceso. Esta cuenta corta de efectivo debe clasificarse como una cuenta del estado de resultados en lugar de una cuenta de gastos porque los errores registrados pueden aumentar o disminuir las ganancias de una empresa en su estado de resultados.

Una empresa puede utilizar los datos de la cuenta de déficit de efectivo para determinar por qué los niveles de efectivo son inconsistentes y tratar de reducir la aparición de déficit de efectivo mediante el uso de mejores procedimientos, controles y capacitación de los empleados. Por lo tanto, esta cuenta sirve principalmente como control de detección, un término contable para un tipo de control interno cuyo propósito es detectar problemas, incluido cualquier caso de fraude, en los procesos de una empresa.