Definicion de Formulario W-2 Declaración de salarios e impuestos: qué es y cómo leerlo
Resume de la forma mas breve posible la definición técnica de este título. Utiliza muchas negritas utilizando HTML tag Formulario W-2 Declaración de salarios e impuestos: qué es y cómo leerlo
¿Qué es el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
El formulario W-2, también conocido como Declaración de salarios e impuestos, es un documento que un empleador debe enviar a cada empleado y al Servicio de Impuestos Internos (IRS) al final del año. El formulario W-2 informa los salarios anuales de los empleados y la cantidad de impuestos retenidos de sus cheques de pago. Un empleado W-2 es alguien cuyo empleador retiene impuestos de su cheque de pago y reporta esta información al gobierno.
Resultados clave
- El formulario W-2 muestra su ingreso del trabajo y los impuestos retenidos durante el año anterior, que deben declararse en sus declaraciones de impuestos.
- Los empleadores utilizan el formulario W-2 para declarar los impuestos FICA de los empleados.
- El IRS también utiliza formularios W-2 para realizar un seguimiento de las obligaciones tributarias de las personas.
¿Quién presenta el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
La ley exige que un empleador envíe un formulario W-2 a cada empleado a quien le haya pagado salario, salario u otra forma de compensación. Esto no incluye a los trabajadores contratados o autónomos que declaran impuestos en diversos formularios. El empleador debe enviar al empleado el Formulario W-2 a más tardar el 31 de enero de cada año para darle tiempo suficiente para presentar una declaración de impuestos sobre la renta antes de la fecha límite (que es el 15 de abril en la mayoría de los años).
Los empleadores también deben utilizar los formularios W-2 para declarar los impuestos pagados según la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) por sus empleados durante el año. A finales de enero, los empleadores deben presentar el Formulario W-2 del año anterior junto con un Formulario W-3 para cada empleado ante la Administración del Seguro Social (SSA). La SSA utiliza la información de estos formularios para calcular los beneficios del Seguro Social a los que tiene derecho cada trabajador.
Los documentos fiscales se presentan para el año anterior. Por ejemplo, si recibió su W-2 en enero de 2024, refleja sus ingresos de 2023.
Cómo presentar el formulario W-2: Informe de salarios e impuestos
Si es empleado de una empresa y recibe un Formulario W-2 para impuestos sobre la renta, su empleador se lo enviará automáticamente cada año. Su empleador también enviará una copia de su formulario W-2 al IRS.
La información proporcionada en el Formulario W-4 (o, a veces, en el Formulario W-9) cuando lo contratan por primera vez proporciona la información que su empresa necesita para realizar un seguimiento de la nómina, la retención de impuestos, los beneficios proporcionados por el empleador y las contribuciones antes de impuestos, así como cosas como el Plan de Jubilación 401(k). El formulario W-4 le indica al empleador la cantidad de impuesto que debe retener del cheque de pago de un empleado, según el estado civil de la persona, la cantidad de beneficios y dependientes, y otros factores.
Cuando prepare sus impuestos sobre la renta, deberá ingresar la información de su Formulario W-2 en su declaración de impuestos individual Formulario 1040, ya sea de forma manual o electrónica. El software de preparación de impuestos en línea ahora, en muchos casos, le permite importar directamente la información de su formulario W-2 desde su proveedor de nómina.
¿Qué información incluye el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
Cada formulario W-2 tiene los mismos campos, independientemente del empleador. Los formularios W-2 se dividen en secciones estatales y federales porque los empleados deben presentar impuestos en ambos niveles. Algunos campos contienen información del empleador, incluido el Número de identificación del empleador (EIN) (federal) y el Número de identificación del empleador estatal. Los campos restantes contienen principalmente información sobre los ingresos del empleado durante el año anterior.
Registra los ingresos totales del empleado por parte del empleador durante el año, así como el monto retenido en impuestos del cheque de pago del empleado, dividido por la retención del impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social, etc. Si el empleado también trabaja para recibir propinas, el campo muestra cómo Cuánto dinero ganó el empleado en forma de propinas durante el año.
Si tiene varios trabajos que requieren el Formulario W-2, deberá ingresar cada uno por separado.
Cuando un empleado presenta una declaración de impuestos, el monto del impuesto retenido en el Formulario W-2 se resta de su obligación tributaria bruta. Si se retiene más impuesto del adeudado, se emitirá un reembolso.
El IRS también utiliza el formulario W-2 para realizar un seguimiento de las obligaciones fiscales y de ingresos de un empleado. Si los ingresos declarados en los impuestos de un empleado no coinciden con los ingresos declarados en el Formulario W-2, el IRS puede auditar al contribuyente; sin embargo, los contribuyentes deben declarar todos los ingresos procedentes de sueldos, salarios y propinas, incluso si esos ingresos no se declaran en el Formulario W-2.
Cómo leer el formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos
Los formularios W-2 incluyen campos numerados y con letras que su empleador debe completar para reflejar cuánto ganó y los impuestos retenidos.
Casillas A a F
Los buzones del Formulario W-2 muestran su nombre y dirección y el de su empleador, su número de Seguro Social y el EIN de su empleador y el número de identificación estatal.
Cajas 1 y 2
El Cuadro 1 muestra sus ingresos sujetos a impuestos, incluidos sueldos, salarios, propinas y bonificaciones, y el Cuadro 2 muestra cuánto impuesto federal sobre la renta retuvo su empleador de su salario.
Cajas 3 y 4
El Cuadro 3 le indica qué parte de sus ingresos estuvo sujeto a impuestos del Seguro Social y el Cuadro 4 le indica cuánto impuesto del Seguro Social se retuvo.
Cuadros 5 y 6
El Cuadro 5 le indica qué parte de su salario está sujeto a los impuestos de Medicare y el Cuadro 6 le indica cuánto se retuvo. La parte del impuesto de Medicare que se paga a los empleados es del 1,45%.
Cuadros 7 y 8
Si parte de su salario proviene de propinas, estos campos muestran cuánto usted declaró como propinas (Anexo 7) y cuánto le pagó su empleador como propinas (Anexo 8).
Cuadro 9
Este campo se utilizó para representar un beneficio fiscal ya desaparecido, por lo que se dejó en blanco.
Cuadro 10
El Cuadro 10 muestra cuánto recibió de su empleador en beneficios de cuidado de dependientes (si corresponde).
Cuadro 11
Este campo indica cuánta compensación diferida recibió de su empleador según un plan no calificado.
Cuadro 12
El Cuadro 12 enumera otros tipos de compensaciones o reducciones en su ingreso imponible y el código de una o dos letras que corresponde a cada uno. Esto podría incluir, por ejemplo, contribuciones a un plan 401(k). Los códigos se detallan en las instrucciones del IRS W-2.
Cuadro 13
Este campo tiene tres campos adicionales diseñados para informar salarios que no están sujetos a impuestos federales sobre la renta si participó en un plan de jubilación patrocinado por el empleador o si recibió beneficios de salud a través de un tercero, como una póliza de seguro.
Cuadro 14
El Cuadro 14 permite al empleador informar cualquier otra información fiscal adicional que pueda no caber en otras secciones del Formulario W-2. Algunos ejemplos son la retención de impuestos estatales sobre el seguro de invalidez y las cuotas sindicales.
Cajas 15-20
Los últimos seis campos del Formulario W-2 pertenecen a impuestos estatales y locales, incluida la cantidad de su cheque de pago que está sujeta a esos impuestos y la cantidad que se retuvo.
Documentos fiscales relacionados
Cada empleado completa el formulario W-4 a efectos de retención de impuestos. El empleador utiliza esta información para determinar cuánto impuesto retener del cheque de pago del empleado. La mayoría de los empleados deben completar este formulario cuando comienzan a trabajar para la empresa.
Si a un empleado se le paga $600 o más por una empresa durante el año, la empresa emite un Formulario 1099 que muestra las ganancias y deducciones realizadas. Esto suele ocurrir a finales de enero del año siguiente.
El formulario W-2G es un formulario de impuestos que un establecimiento de juego, como un casino, puede enviarle si recibió ganancias de juego el año anterior.
Los estudiantes reciben un estado de cuenta 1098-E para cualquier año en el que pagaron intereses sobre un préstamo federal para estudiantes. Los estudiantes también reciben un estado de cuenta 1098-T que informa los gastos universitarios, lo que puede calificar a los estudiantes para deducciones o créditos fiscales.
¿Cómo puedo obtener un formulario W-2?
Su empleador debe proporcionarle copias del Formulario W-2 cada año si es elegible para recibir uno. La fecha límite para que las empresas presenten este formulario suele ser finales de enero o principios de febrero después del año fiscal que acaba de finalizar. Los formularios W-2 pueden enviarse por correo en forma impresa o estar disponibles en línea en formato electrónico, ya sea directamente a través del empleador o a través de su proveedor de nómina.
¿Cuánto dinero necesitas ganar para obtener un W-2?
Por lo general, recibirá un formulario W-2 de su empleador si ganó al menos $600 en un año determinado. También recibirá un Formulario W-2 si se le retuvieron impuestos sobre cualquier dinero que recibió de su empleador. Tenga en cuenta que si fuera un trabajador subcontratado en lugar de un empleado, probablemente recibirá un 1099 en lugar de un W-2.
¿Qué debo hacer si pierdo mi W-2?
Si su Formulario W-2 está disponible en línea, puede acceder a él tantas veces como necesite. Si pierde su contraseña o credenciales para acceder a un sitio en línea, a menudo puede solicitar la recuperación automática de la contraseña. Si aún necesita ayuda para acceder a su información en línea o si necesita solicitar una nueva copia impresa, debe comunicarse con su Gerente de Nómina o Recursos Humanos.
¿Cuál es la diferencia entre un W-2 y un W-4?
Los empleados completan el formulario W-4 para proporcionarle al empleador su número de identificación de contribuyente (generalmente un SSN), estado civil, número de beneficios y dependientes, y la cantidad de impuesto que se retendrá de cada cheque de pago. El formulario W-4 se completa cuando lo contratan por primera vez o si necesita realizar algún cambio en su estado civil para efectos de declaración o retención. Los empleadores completan el formulario W-2 al final del año fiscal y lo envían a los empleados para que lo incluyan en sus declaraciones de impuestos.
Línea de fondo
El formulario W-2 es un formulario del IRS que los empleadores deben enviar al empleado y al IRS cada año. El formulario muestra el salario anual del empleado y los impuestos retenidos. Los empleados también utilizan este formulario para presentar sus impuestos cada año.
Preguntas Frecuentes
Incluye tres preguntas frecuentes sobre el contenido dando sus respuestas. Utiliza muchas negritas utilizando HTML tag
¿Qué es el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
El formulario W-2, también conocido como Declaración de salarios e impuestos, es un documento que un empleador debe enviar a cada empleado y al Servicio de Impuestos Internos (IRS) al final del año. El formulario W-2 informa los salarios anuales de los empleados y la cantidad de impuestos retenidos de sus cheques de pago. Un empleado W-2 es alguien cuyo empleador retiene impuestos de su cheque de pago y reporta esta información al gobierno.
Resultados clave
- El formulario W-2 muestra su ingreso del trabajo y los impuestos retenidos durante el año anterior, que deben declararse en sus declaraciones de impuestos.
- Los empleadores utilizan el formulario W-2 para declarar los impuestos FICA de los empleados.
- El IRS también utiliza formularios W-2 para realizar un seguimiento de las obligaciones tributarias de las personas.
¿Quién presenta el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
La ley exige que un empleador envíe un formulario W-2 a cada empleado a quien le haya pagado salario, salario u otra forma de compensación. Esto no incluye a los trabajadores contratados o autónomos que declaran impuestos en diversos formularios. El empleador debe enviar al empleado el Formulario W-2 a más tardar el 31 de enero de cada año para darle tiempo suficiente para presentar una declaración de impuestos sobre la renta antes de la fecha límite (que es el 15 de abril en la mayoría de los años).
Los empleadores también deben utilizar los formularios W-2 para declarar los impuestos pagados según la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) por sus empleados durante el año. A finales de enero, los empleadores deben presentar el Formulario W-2 del año anterior junto con un Formulario W-3 para cada empleado ante la Administración del Seguro Social (SSA). La SSA utiliza la información de estos formularios para calcular los beneficios del Seguro Social a los que tiene derecho cada trabajador.
Los documentos fiscales se presentan para el año anterior. Por ejemplo, si recibió su W-2 en enero de 2024, refleja sus ingresos de 2023.
Cómo presentar el formulario W-2: Informe de salarios e impuestos
Si es empleado de una empresa y recibe un Formulario W-2 para impuestos sobre la renta, su empleador se lo enviará automáticamente cada año. Su empleador también enviará una copia de su formulario W-2 al IRS.
La información proporcionada en el Formulario W-4 (o, a veces, en el Formulario W-9) cuando lo contratan por primera vez proporciona la información que su empresa necesita para realizar un seguimiento de la nómina, la retención de impuestos, los beneficios proporcionados por el empleador y las contribuciones antes de impuestos, así como cosas como el Plan de Jubilación 401(k). El formulario W-4 le indica al empleador la cantidad de impuesto que debe retener del cheque de pago de un empleado, según el estado civil de la persona, la cantidad de beneficios y dependientes, y otros factores.
Cuando prepare sus impuestos sobre la renta, deberá ingresar la información de su Formulario W-2 en su declaración de impuestos individual Formulario 1040, ya sea de forma manual o electrónica. El software de preparación de impuestos en línea ahora, en muchos casos, le permite importar directamente la información de su formulario W-2 desde su proveedor de nómina.
¿Qué información incluye el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
Cada formulario W-2 tiene los mismos campos, independientemente del empleador. Los formularios W-2 se dividen en secciones estatales y federales porque los empleados deben presentar impuestos en ambos niveles. Algunos campos contienen información del empleador, incluido el Número de identificación del empleador (EIN) (federal) y el Número de identificación del empleador estatal. Los campos restantes contienen principalmente información sobre los ingresos del empleado durante el año anterior.
Registra los ingresos totales del empleado por parte del empleador durante el año, así como el monto retenido en impuestos del cheque de pago del empleado, dividido por la retención del impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social, etc. Si el empleado también trabaja para recibir propinas, el campo muestra cómo Cuánto dinero ganó el empleado en forma de propinas durante el año.
Si tiene varios trabajos que requieren el Formulario W-2, deberá ingresar cada uno por separado.
Cuando un empleado presenta una declaración de impuestos, el monto del impuesto retenido en el Formulario W-2 se resta de su obligación tributaria bruta. Si se retiene más impuesto del adeudado, se emitirá un reembolso.
El IRS también utiliza el formulario W-2 para realizar un seguimiento de las obligaciones fiscales y de ingresos de un empleado. Si los ingresos declarados en los impuestos de un empleado no coinciden con los ingresos declarados en el Formulario W-2, el IRS puede auditar al contribuyente; sin embargo, los contribuyentes deben declarar todos los ingresos procedentes de sueldos, salarios y propinas, incluso si esos ingresos no se declaran en el Formulario W-2.
Cómo leer el formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos
Los formularios W-2 incluyen campos numerados y con letras que su empleador debe completar para reflejar cuánto ganó y los impuestos retenidos.
Casillas A a F
Los buzones del Formulario W-2 muestran su nombre y dirección y el de su empleador, su número de Seguro Social y el EIN de su empleador y el número de identificación estatal.
Cajas 1 y 2
El Cuadro 1 muestra sus ingresos sujetos a impuestos, incluidos sueldos, salarios, propinas y bonificaciones, y el Cuadro 2 muestra cuánto impuesto federal sobre la renta retuvo su empleador de su salario.
Cajas 3 y 4
El Cuadro 3 le indica qué parte de sus ingresos estuvo sujeto a impuestos del Seguro Social y el Cuadro 4 le indica cuánto impuesto del Seguro Social se retuvo.
Cuadros 5 y 6
El Cuadro 5 le indica qué parte de su salario está sujeto a los impuestos de Medicare y el Cuadro 6 le indica cuánto se retuvo. La parte del impuesto de Medicare que se paga a los empleados es del 1,45%.
Cuadros 7 y 8
Si parte de su salario proviene de propinas, estos campos muestran cuánto usted declaró como propinas (Anexo 7) y cuánto le pagó su empleador como propinas (Anexo 8).
Cuadro 9
Este campo se utilizó para representar un beneficio fiscal ya desaparecido, por lo que se dejó en blanco.
Cuadro 10
El Cuadro 10 muestra cuánto recibió de su empleador en beneficios de cuidado de dependientes (si corresponde).
Cuadro 11
Este campo indica cuánta compensación diferida recibió de su empleador según un plan no calificado.
Cuadro 12
El Cuadro 12 enumera otros tipos de compensaciones o reducciones en su ingreso imponible y el código de una o dos letras que corresponde a cada uno. Esto podría incluir, por ejemplo, contribuciones a un plan 401(k). Los códigos se detallan en las instrucciones del IRS W-2.
Cuadro 13
Este campo tiene tres campos adicionales diseñados para informar salarios que no están sujetos a impuestos federales sobre la renta si participó en un plan de jubilación patrocinado por el empleador o si recibió beneficios de salud a través de un tercero, como una póliza de seguro.
Cuadro 14
El Cuadro 14 permite al empleador informar cualquier otra información fiscal adicional que pueda no caber en otras secciones del Formulario W-2. Algunos ejemplos son la retención de impuestos estatales sobre el seguro de invalidez y las cuotas sindicales.
Cajas 15-20
Los últimos seis campos del Formulario W-2 pertenecen a impuestos estatales y locales, incluida la cantidad de su cheque de pago que está sujeta a esos impuestos y la cantidad que se retuvo.
Documentos fiscales relacionados
Cada empleado completa el formulario W-4 a efectos de retención de impuestos. El empleador utiliza esta información para determinar cuánto impuesto retener del cheque de pago del empleado. La mayoría de los empleados deben completar este formulario cuando comienzan a trabajar para la empresa.
Si a un empleado se le paga $600 o más por una empresa durante el año, la empresa emite un Formulario 1099 que muestra las ganancias y deducciones realizadas. Esto suele ocurrir a finales de enero del año siguiente.
El formulario W-2G es un formulario de impuestos que un establecimiento de juego, como un casino, puede enviarle si recibió ganancias de juego el año anterior.
Los estudiantes reciben un estado de cuenta 1098-E para cualquier año en el que pagaron intereses sobre un préstamo federal para estudiantes. Los estudiantes también reciben un estado de cuenta 1098-T que informa los gastos universitarios, lo que puede calificar a los estudiantes para deducciones o créditos fiscales.
¿Cómo puedo obtener un formulario W-2?
Su empleador debe proporcionarle copias del Formulario W-2 cada año si es elegible para recibir uno. La fecha límite para que las empresas presenten este formulario suele ser finales de enero o principios de febrero después del año fiscal que acaba de finalizar. Los formularios W-2 pueden enviarse por correo en forma impresa o estar disponibles en línea en formato electrónico, ya sea directamente a través del empleador o a través de su proveedor de nómina.
¿Cuánto dinero necesitas ganar para obtener un W-2?
Por lo general, recibirá un formulario W-2 de su empleador si ganó al menos $600 en un año determinado. También recibirá un Formulario W-2 si se le retuvieron impuestos sobre cualquier dinero que recibió de su empleador. Tenga en cuenta que si fuera un trabajador subcontratado en lugar de un empleado, probablemente recibirá un 1099 en lugar de un W-2.
¿Qué debo hacer si pierdo mi W-2?
Si su Formulario W-2 está disponible en línea, puede acceder a él tantas veces como necesite. Si pierde su contraseña o credenciales para acceder a un sitio en línea, a menudo puede solicitar la recuperación automática de la contraseña. Si aún necesita ayuda para acceder a su información en línea o si necesita solicitar una nueva copia impresa, debe comunicarse con su Gerente de Nómina o Recursos Humanos.
¿Cuál es la diferencia entre un W-2 y un W-4?
Los empleados completan el formulario W-4 para proporcionarle al empleador su número de identificación de contribuyente (generalmente un SSN), estado civil, número de beneficios y dependientes, y la cantidad de impuesto que se retendrá de cada cheque de pago. El formulario W-4 se completa cuando lo contratan por primera vez o si necesita realizar algún cambio en su estado civil para efectos de declaración o retención. Los empleadores completan el formulario W-2 al final del año fiscal y lo envían a los empleados para que lo incluyan en sus declaraciones de impuestos.
Línea de fondo
El formulario W-2 es un formulario del IRS que los empleadores deben enviar al empleado y al IRS cada año. El formulario muestra el salario anual del empleado y los impuestos retenidos. Los empleados también utilizan este formulario para presentar sus impuestos cada año.
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