Determinación de un centro de costes: cómo funciona y un ejemplo

¿Qué es un centro de costos?

Un centro de costos es un departamento o función dentro de una organización que no aumenta directamente las ganancias pero que aun así le cuesta dinero a la organización su funcionamiento. Los centros de costos sólo contribuyen indirectamente a la rentabilidad de una empresa, a diferencia de un centro de ganancias, que contribuye directamente a la rentabilidad a través de sus operaciones. Los gerentes de los centros de costos, como los departamentos de recursos humanos y contabilidad, son responsables de mantener sus gastos dentro o por debajo del presupuesto.

¿Cómo funciona un centro de costes?

Un centro de costos contribuye indirectamente a aumentar las ganancias de una empresa a través de la eficiencia operativa, el servicio al cliente o el aumento del valor del producto. Los centros de costos ayudan a la administración a administrar los recursos que utiliza. Aunque los centros de costos contribuyen indirectamente a los ingresos, es imposible determinar los ingresos reales generados. Cualquier beneficio relacionado o actividad generadora de ingresos de estas unidades no se considera para fines de gestión interna.

A los centros de costos a menudo se les asigna su propio código de libro mayor que la gerencia y el personal pueden usar para registrar e informar los costos. Al preparar los presupuestos, se predice deliberadamente que los centros de costos funcionarán con pérdidas; el ingreso presupuestario real será $0. En cambio, el objetivo de la administración es minimizar los déficits de los centros de costos manteniendo al mismo tiempo el apoyo general a los centros de ganancias.

Propósito de un centro de costos

La función principal de un centro de costos es registrar los gastos. El administrador del centro de costos solo es responsable de mantener los gastos de acuerdo con el presupuesto y no tiene ninguna responsabilidad sobre los ingresos o las decisiones de inversión. Los centros de costos proporcionan métricas que son más relevantes para los informes internos. La gestión interna utiliza datos del centro de costos para mejorar la eficiencia operativa y maximizar las ganancias.

Los usuarios externos de informes financieros, incluidos reguladores, autoridades fiscales, inversores y prestamistas, hacen poco uso de los datos de los centros de costos. Por lo tanto, los estados financieros externos generalmente se preparan utilizando partidas individuales que se muestran como un agregado de todos los centros de costos. Por esta razón, la contabilidad de los centros de costos se incluye en la contabilidad de gestión y no en la contabilidad financiera o fiscal.

Segmentar los costos por centro de costos le permite controlar y analizar mejor sus costos generales. La contabilidad de los recursos a un nivel más granular, como el nivel del centro de costos, permite realizar presupuestos, pronósticos y estimaciones más precisos basados ​​en cambios futuros.

Tipos de centros de costos

Las empresas pueden optar por segmentar los centros de costos como mejor les parezca, ya que el objetivo final de un centro de costos es aislar la información para una mejor recopilación y presentación de datos internos. A continuación se muestran varios tipos comunes de centros de costos y ejemplos de cada uno.

Centro de costos operativos

Los centros de costos operativos agrupan personas, equipos y actividades que participan en una actividad temática general. En la mayoría de los casos, los centros de costos operativos pueden considerarse como divisiones generales de una empresa que agrupan a los empleados según sus funciones dentro de la empresa. Es importante tener en cuenta que un centro de costos operativos es una función administrativa que, si bien puede representar a un departamento completo, no genera ingresos.

Ejemplo de centro de costos operativos: departamento de TI (empleados, hardware y software)

Centro de costos personales/personales

Los centros de costos personales forman una colección de individuos. A diferencia del departamento de TI descrito anteriormente, un centro de costos personales excluye los materiales físicos. Este tipo de centro de costos permite a una empresa aislar solo el costo del personal sin tergiversar el costo de equipos, materiales u otros bienes.

Ejemplo de centro de costos de recursos humanos/personas: recursos humanos (excluido el software de recursos humanos)

Anónimo/Centro de costos de equipos

Por otro lado, un centro de costos impersonal/máquina aísla todos los costos que no corresponden a los empleados. Una empresa puede estar interesada en ver solo los costos iniciales, los costos de mantenimiento, los requisitos de reparación y otros costos asociados únicamente con los equipos de proceso pesado. Este tipo de centro de costos puede superponerse con otros tipos de centros de costos porque las empresas pueden, por ejemplo, querer conocer los costos no relacionados con el personal de un departamento en particular.

Ejemplo de un centro de costos impersonal/mecánico: Planta de fabricación (excluyendo personal)

Ubicación del centro de costos

Un tipo más específico de centro de costos impersonal puede definir la ubicación geográfica del centro de costos. Una empresa puede decidir que quiere incluir o excluir los costos de los empleados para una región específica. Además, recuerde que un centro de costos local también debe excluir los ingresos, incluso si los ingresos se generan localmente. Las ventas en esa región simplemente se reflejarán en un centro de ganancias diferente.

Ejemplo de centro de costos territorial: Departamento de TI, Operaciones del Noroeste (Washington, Oregón, Idaho)

Centro de costos del producto

Aunque se le puede llamar centro de investigación y desarrollo, un centro de costos de productos combina los costos asociados con el desarrollo, la fabricación y la comercialización de un producto. A menudo excluye los costos operativos necesarios para facilitar la venta del producto (ya que a menudo se desea que estos costos se incluyan en los ingresos).

Ejemplo de centro de costos de un producto: Apple iPhone de 14.ª generación (antes de su lanzamiento al mercado)

Centro de costos del proyecto

Asimismo, una empresa suele decidir compartir los costos de un proyecto o actividad de servicio. Este proyecto puede ser simplemente una inversión de capital que requiere el seguimiento de un único objetivo durante un período prolongado de tiempo. Lo más probable es que este tipo de centro de costos esté controlado por un equipo de gestión de proyectos con un presupuesto y un cronograma dedicados.

Ejemplo de centro de costos del proyecto: proyectos de desarrollo de almacenes corporativos

Centro de costos de servicio

Un centro de costos de servicios agrupa a las personas según sus funciones y puede refinar con mayor precisión los costos dentro de un departamento. Por ejemplo, una empresa puede sentir que el departamento de TI es demasiado grande para un centro de costos y puede querer diferenciar a los empleados con servicios más especializados. Las empresas pueden decidir incluir o excluir los costos necesarios para el éxito de un centro de costos de servicios.

Ejemplo de centro de costos de servicio: limpieza (como parte de operaciones)

Beneficios de un centro de costos

Administrar un centro de costos es una carga logística que requiere que la empresa agregue potencialmente trabajo adicional para rastrear, recopilar y analizar información. Sin embargo, hay muchas razones por las que una empresa elegiría hacerlo de todos modos, y cada uno de los beneficios que se destacan a continuación son razones por las que los centros de costos pueden ser invaluables para el éxito a largo plazo de una empresa.

Mayor responsabilidad financiera

En el corazón de los centros de costos está el concepto de responsabilidad financiera, la idea de que diferentes grupos de personas deben ser responsables del desempeño financiero de su región. Al asignar equipos, incluso aquellos que no ganan dinero, los jefes de departamento tienen la responsabilidad de administrar las finanzas de su equipo. Se reconoce de antemano que el centro de costes no será rentable; sin embargo, el administrador aún puede ser considerado responsable en la medida en que opere con pérdidas.

Mejorando la experiencia del cliente

Se pueden crear centros de costos para especializarse en su área específica. Por esta razón, en lugar de hacer malabarismos con múltiples prioridades en competencia que desvían recursos de ciertas áreas, los centros de costos pueden centrarse en lo que mejor saben hacer. Esto significa que los departamentos de servicio que interactúan con los clientes pueden priorizar los servicios que brindan sin preocuparse por las implicaciones financieras de la necesidad de obtener ganancias.

Toma de decisiones más inteligente

Con una comprensión más profunda de los aspectos financieros de las diferentes áreas de su empresa, la alta dirección puede utilizar los datos del centro de costos para tomar mejores decisiones. Esto incluye una mejor comprensión de qué costos podrían ser necesarios para escalar las operaciones a los objetivos de ingresos, cómo una fusión podría afectar los resultados de una empresa o qué objetivos tienen más sentido para un plan estratégico a largo plazo.

Debilidades operativas más transparentes

Además, los centros de costos también pueden identificar dónde existe escasez actual y dónde es necesario proporcionar más recursos. Las empresas pueden comparar centros de costos de diferentes regiones o equipos para comprender mejor qué recursos tienen los centros de costos exitosos y cómo necesitan respaldar mejor otras áreas.

Línea de fondo

Un centro de costos es una colección de actividades que la administración desea rastrear como grupo para comprender mejor los costos necesarios para respaldar la organización. A diferencia de los centros de inversión de una empresa, los centros de costos no generan dinero, pero son partes importantes para ayudar a una empresa a operar y, a menudo, no pueden eliminarse simplemente.

Al identificar las actividades de los centros de costos, una empresa puede estimar los costos de administración del negocio.