Definición de Personal administrativo | Diccionario Economico
El personal administrativo es aquel encargado de llevar a cabo tareas de organización, gestión y control en una empresa u organización, con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de la misma. Estas tareas pueden incluir la gestión y control de documentos, el manejo de información, la coordinación de actividades, la atención a clientes y proveedores, entre otras. Su función principal es facilitar el desarrollo eficiente de las operaciones administrativas de la empresa.
Así, el personal administrativo son aquellas personas que están involucradas en la gestión del día a día de la empresa y todas las actividades relacionadas.
Por lo general reportan directamente a la gerencia general o secundaria, dependiendo de su trabajo.
Principales funciones del personal administrativo
Las tareas del personal administrativo son variadas, pero nos centraremos en algunas de las más relevantes.
- Todo lo relacionado con la gestión diaria: Procedimientos de gestión documental, elaboración de informes o notas contables.
- apoyo de la gerencia: En este caso, podemos incluir todas las actividades que la dirección necesita en su trabajo diario. Por ejemplo, preparación de documentos.
- atencion publicaR: También suelen hacer atención al cliente o atención al cliente. Desde lo personal y personalizado hasta lo que se hace vía email o plataformas digitales.
- Coordinación con otros departamentos.: El personal administrativo tiende a interactuar entre departamentos para que todos estén inmersos en un proceso que involucra a toda la organización.
Selección y formación del personal administrativo
Una vez que entendemos el concepto y las diversas responsabilidades del personal administrativo, es hora de seleccionarlos y, si es necesario, capacitarlos.
Elección
En cuanto al proceso de selección, se deben considerar los siguientes puntos:
- En primer lugar, es necesario establecer claramente los procesos de selección, las cualificaciones mínimas y demás requisitos para acceder a un puesto.
- Una vez completado este paso, se seleccionan los candidatos. Es conveniente realizar tanto comprobaciones objetivas, como exámenes, como subjetivas, como entrevistas personales.
- A partir de ese momento, cuando se seleccione al interesado, se le deberá indicar claramente cuáles serán sus facultades. Además, debe saber quién es su jefe inmediato y cómo presentar quejas o sugerencias.
Formación
Al entrenar, considere lo siguiente:
- En la mayoría de los casos se suele exigir alguna titulación previa, como ciclos profesionales o títulos universitarios.
- Por otro lado, se necesita capacitación adicional en el trabajo. Los empleados deben estar capacitados en habilidades específicas relacionadas con su puesto.
- Por ello, se debe combinar la formación previa con la directamente relacionada con la próxima actividad. El primero es la base sobre la que se desarrolla el segundo.
Ejemplo de personal administrativo
Para terminar, veamos algunos ejemplos en diferentes tipos de organizaciones.
- Personal responsable de atención al público en la alcaldía, administración autonómica o estatal.
- Aquellos operarios que trabajan realizando encuestas.
- Personas que atienden a los clientes en la compañía telefónica.
- Apoyo administrativo en el departamento financiero.
- Empleados bancarios.
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