Definición de Libro de actas | Diccionario Economico
El libro de actas es un documento en el cual se registran de manera sistemática y cronológica las decisiones y acuerdos tomados durante las reuniones de una organización. Su objetivo es servir como prueba legal de las acciones llevadas a cabo por el grupo. Las actas incluyen información sobre los temas tratados, los participantes, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos.
Cuando se trate de reuniones en forma de juntas de accionistas, las sociedades deberán hacer constar sus aspectos en un libro de actas perfectamente reglamentado.
El objetivo principal de estos libros es mostrar de manera formal los diversos momentos acontecidos en este tipo de reuniones o convocatorias. Así, se les da credibilidad y credibilidad.
En este aspecto, es a la vez un elemento de comunicación, interno o externo, para la organización que lo redacta.
Junto con otras publicaciones como los libros de cuentas, los registros comerciales forman parte de la documentación requerida que debe tener una empresa.
Especificaciones del libro de actas
Este tipo de documento comercial está regulado en los diferentes territorios en los que opera la compañía. A menudo, este libro debe actualizarse o actualizarse al menos una vez al año.
Su control proviene del Código de Comercio y se aplica a través del registro comercial de cada país.
De hecho, es obligatorio al constituir una sociedad comercial, sujeto a una serie de condiciones para cada regulación económica y comercial específica.
Este también es el caso de las agencias gubernamentales u otros tipos de organizaciones sin fines de lucro, como las ONG.
Alternativamente, en el caso de grandes empresas, suele existir un libro de actas para cada órgano o departamento de forma independiente.
¿Qué hay en el libro de actas?
Formalmente, el libro de protocolo debe tener una serie de contenidos para ser válido y cumplir su función normativa.
Entre ellos se encuentran los siguientes:
- guía de tablero: Este documento especifica el orden de los puntos a seguir o discutir en cada desafío.
- reflejo externo oficial: El libro de actas deberá dejar constancia de los diversos acuerdos alcanzados y de las decisiones o estrategias adoptadas por el Consejo de Administración.
- mapa descriptivo preciso: En este registro deberá figurar cada participante convocado, así como el rol que desempeñará en cada reunión.
- conteo formal: Donde haya una votación, este libro detallará los resultados de la misma o posibles detalles.
El libro de protocolo debe ser oficialmente confirmado por ley. Esto se hace presentándolo en el registro comercial del territorio en el que opera la empresa.
El tiempo de entrega habitual es de 7 a 10 días, dependiendo del territorio. Desde su presentación, este texto está sujeto a la adquisición de fuerza notarial, al mismo tiempo que se transmiten las decisiones tomadas fuera de la empresa.
Este documento no es necesariamente físico. El desarrollo de las telecomunicaciones ha facilitado que las empresas las representen de manera virtual o digital.
¿Problemas o dudas? Te ayudamos
Si quieres estar al día, suscríbete a nuestra newsletter y síguenos en Instagram. Si quieres recibir soporte para cualquier duda o problema, no dude en ponerse en contacto con nosotros en info@wikieconomia.org