Determinación de los gastos de insolvencia y métodos para estimarlos.

¿Qué es el gasto por deudas incobrables?

El gasto por deudas incobrables se reconoce cuando la cuenta por cobrar ya no es cobrable porque el cliente no puede cumplir con su obligación de pagar la deuda pendiente debido a una quiebra u otros problemas financieros. Las empresas que brindan crédito a sus clientes informan las deudas incobrables como una provisión para cuentas de cobro dudoso en el balance, lo que también se conoce como provisión para pérdidas crediticias.

Comprender los costos de las deudas incobrables

Cuando una empresa realiza una venta a crédito, registra un crédito en los ingresos y un débito en las cuentas por cobrar. El problema con el saldo de cuentas por cobrar es que no hay garantía de que la empresa reciba el pago. Por diversas razones, una empresa puede tener derecho a recibir dinero por una venta a crédito, pero en realidad nunca recibirá esos fondos.

Debido a que es posible que la empresa no cobre todas las cuentas por cobrar, las reglas contables requieren que la empresa estime la cantidad que quizás no pueda cobrar. Esta cantidad luego debe declararse como una reducción de los ingresos netos porque, aunque los ingresos se registraron, nunca se materializaron como efectivo.

Estos gastos se denominan gastos por deudas incobrables y normalmente se clasifican como gastos de venta y gastos administrativos generales. Aunque parte de los gastos por deudas incobrables se encuentran en el balance general, los gastos por deudas incobrables se informan en el estado de resultados. El reconocimiento de deudas incobrables da como resultado una disminución compensatoria de las cuentas por cobrar en el balance, aunque las empresas conservan el derecho a recibir fondos si las circunstancias cambian.

Cómo calcular los gastos por deudas incobrables

Existen dos métodos diferentes para reconocer los gastos por deudas incobrables. Utilizando el método de cancelación directa, las cuentas incobrables se cancelan directamente como gastos a medida que se incurren. Por otro lado, el método de reservas produce una estimación que se revisa constantemente.

Método de cancelación directa

El método de cancelación directa se utiliza en los Estados Unidos a efectos del impuesto sobre la renta. Sin embargo, aunque el método de cancelación directa registra el monto exacto de la deuda incobrable, no respalda el principio de concordancia utilizado en la contabilidad de acumulación (o devengo) y los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). El principio de correspondencia requiere que los gastos coincidan con los ingresos correspondientes en el mismo período contable en el que se produce la transacción de ingresos.

El principal problema de las cancelaciones directas es la imprevisibilidad de cuándo se pueden incurrir en gastos. Considere una empresa que tiene un solo cliente que tiene una cantidad significativa de cuentas por cobrar pendientes. Según el método de cancelación directa, el 100% de los gastos se reconocerán no solo durante el período que no se puede predecir, sino tampoco durante el período de ventas.

Los asientos para contabilizar las deudas incobrables que utilizan el método de cancelación directa dan como resultado un débito en Gastos por deudas incobrables y un crédito en Cuentas por cobrar. No se crea ninguna reserva y sólo es necesaria una entrada para cancelar las cuentas por cobrar.

Método contable

El método de reserva es un método contable que permite a las empresas incluir las pérdidas esperadas en sus estados financieros para limitar la sobreestimación de las ganancias potenciales. Para evitar la sobrefacturación, una empresa estimará qué parte de sus cuentas por cobrar de las ventas del período actual espera que estén vencidas.

Dado que no ha transcurrido un período de tiempo significativo desde la venta, la empresa no sabe qué cuentas por cobrar se cobrarán y cuáles no. Entonces, descuento en cuentas de cobro dudoso. se establece sobre la base de una cifra esperada y calculada.

La empresa debitará los gastos por insolvencia y acreditará esta cuenta de provisión. Una provisión para cuentas de cobro dudoso es una cuenta contra activos que se compensa con cuentas por cobrar, lo que significa que reduce el valor total de las cuentas por cobrar cuando ambos saldos se informan en el balance. Esta reserva puede acumularse a lo largo de períodos contables y puede ajustarse en función de los saldos de las cuentas.

Cómo estimar los costos de las deudas incobrables

Existen dos métodos principales para estimar el monto en dólares de las cuentas por cobrar que no se espera cobrar. Los gastos por deudas incobrables se pueden estimar utilizando modelos estadísticos, como la probabilidad de incumplimiento, para determinar las pérdidas esperadas por deudas vencidas e incobrables. Los cálculos estadísticos pueden utilizar datos históricos sobre una empresa y sobre la industria en su conjunto. El porcentaje específico generalmente aumenta a medida que aumenta el vencimiento de las cuentas por cobrar para reflejar el creciente riesgo de incumplimiento y la disminución de la cobrabilidad.

Alternativamente, los gastos por deudas incobrables se pueden estimar tomando un porcentaje de las ventas netas en función de la experiencia histórica de la empresa en materia de deudas incobrables. Las empresas realizan cambios periódicamente en sus reservas de registro de pérdidas crediticias para garantizar que sean coherentes con las reservas de modelos estadísticos actuales.

Método para determinar la antigüedad de las cuentas por cobrar.

El método de antigüedad agrupa todas las cuentas por cobrar pendientes por antigüedad y se aplica un cierto porcentaje a cada grupo. Los resultados combinados de todos los grupos representan el monto incobrable estimado. Por ejemplo, una empresa tiene $70 000 en cuentas por cobrar con menos de 30 días de vencimiento y $30 000 en cuentas por cobrar con más de 30 días de vencimiento.

Según la experiencia pasada, el 1% de las cuentas por cobrar con menos de 30 días de antigüedad no serán cobrables y el 4% de las cuentas por cobrar con menos de 30 días de antigüedad serán incobrables. Por lo tanto, la empresa informará una provisión y un gasto por insolvencia de $1,900 (($70,000 * 1%) + ($30,000 * 4%)). Si la provisión estimada en el próximo período de informe es de $2,500 según las cuentas por cobrar pendientes, solo $600 ($2,500 – $1,900) serán gastos por deudas incobrables en el segundo período.

Método de ventas porcentuales

El método de ventas aplica un porcentaje fijo al monto total en dólares de las ventas del período. Por ejemplo, basándose en experiencias pasadas, una empresa podría esperar que el 3% de sus ventas netas no sean cobrables. Si las ventas netas totales para el período son $100 000, la empresa crea una reserva para cuentas de cobro dudoso de $3000 y reporta $3000 como gastos por deudas incobrables.

Si las ventas netas son de $80,000 en el siguiente período de informe, se registran $2,400 adicionales en la provisión para cuentas de cobro dudoso y $2,400 se registran en el segundo período como gasto por deudas incobrables. El saldo acumulado de la provisión para cuentas de cobro dudoso después de estos dos períodos es de $5,400.

Ejemplo de gastos por deudas incobrables

Como parte de su informe anual de 2021, Amazon informó detalles de las cuentas por cobrar, la provisión para cuentas de cobro dudoso y los gastos por deudas incobrables en las notas a los estados financieros. Aunque los gastos por deudas incobrables no se indican explícitamente en los estados financieros, se pueden hacer suposiciones basadas en las divulgaciones a pie de página de las estimaciones de sus provisiones.

En el extracto del estado financiero anterior, las palabras importantes a tener en cuenta son «neto y otros». Esto significa que el monto bruto de las cuentas por cobrar ha disminuido. En lugar de mostrar el total de cuentas por cobrar y una provisión para cuentas de cobro dudoso, Amazon combinó las dos cantidades. A finales de 2021, Amazon reportó cuentas por cobrar por 32.890 millones de dólares.

Más información sobre este saldo se proporciona en las notas a continuación.

La reserva de Amazon para cuentas de cobro dudoso asciende a 1.100 millones de dólares, según las revelaciones. Esto significa que el total de cuentas por cobrar es en realidad más de mil millones de dólares superior a lo que la empresa informa en sus estados financieros. Sin embargo, debido al conservadurismo, este saldo se redujo.

También es importante tener en cuenta que el monto del beneficio varía de un año a otro. Dado que la provisión se mantuvo esencialmente sin cambios en 1.100 millones de dólares tanto en 2020 como en 2021, la entrada a deudas incobrables no habría sido material. Sin embargo, un salto de 718 millones de dólares en 2019 a 1.100 millones de dólares en 2022 daría lugar a un gasto por deudas incobrables de unos 400 millones de dólares para conciliar la reserva con la nueva estimación.

Línea de fondo

Los gastos por deudas incobrables son una parte natural de cualquier empresa que proporcione crédito a sus clientes. Dado que es probable que una pequeña proporción de clientes no pueda pagar sus facturas, una parte de las ventas o las cuentas por cobrar deben etiquetarse como deuda incobrable. Este pequeño saldo suele medirse y acumularse utilizando una cuenta de provisión que reduce las cuentas por cobrar, aunque también se puede utilizar el método de cancelación directa (que no está permitido según los GAAP).