Registro de activos: qué significa, cómo funciona

¿Qué es un registro de activos?

Un libro de activos es parte de los registros contables de una empresa que detalla los asientos de diario que se relacionan únicamente con la sección de activos del balance. Habrá muchas subcuentas en los registros de activos. Cuanto más grande sea la empresa, más numerosos y complejos serán los registros de activos.

Entendiendo el libro de activos

Cuando una empresa o sus afiliados realizan cualquier transacción, se realiza un asiento en el diario para ambas partes de la transacción. Ejemplos de transacciones comerciales típicas incluyen la compra de bienes a proveedores, la venta a clientes y la compra de maquinaria y equipo para su uso en la producción.

Las dos partes de un asiento contable se denominan débito y crédito. Para las cuentas de activos, un débito aumenta la cuenta y un crédito la disminuye. Esto contrasta con las cuentas de pasivo y de capital, en las que un crédito aumenta la cuenta y un débito la disminuye.

En términos simples, un libro mayor de activos es un diario de asientos que afectan las cuentas de activos de todos los asientos de diario registrados. Los activos corrientes se separan de los activos no corrientes y las cuentas de los componentes de activos corrientes y no corrientes se separan. Las subcuentas en el libro mayor de activos pueden ser extensas. Por ejemplo, los tipos de activos fijos se clasificarán en categorías específicas de activos fijos (FACE) y se detallarán individualmente.

El registro de activos es uno de los muchos registros subsidiarios que componen el registro general de una empresa. La información contenida en el libro mayor se utiliza para preparar los estados financieros de una empresa, incluido el estado de resultados, el balance y el estado de flujo de efectivo. El libro mayor se considera el “registro contable oficial” de una empresa. La información consolidada del libro de activos aparece en la sección de activos en la parte superior del balance.

Ejemplos de libros de contabilidad de activos

Usando los ejemplos anteriores, veamos cómo se vería esta información en un registro de activos.

Compra de bienes a proveedores.

Al comprar bienes a un proveedor, la empresa carga el inventario (o inventarios) y acredita la cuenta de efectivo. Este asiento de diario incluye dos cuentas de activos. Se aumentará la cuenta de suministros y se disminuirá la cuenta de efectivo. Los montos de esta transacción en particular se sumarán a los montos de las otras transacciones para calcular el total de suministros y efectivo al final del período financiero.

Realización de ventas a clientes.

Al realizar ventas a clientes, una empresa puede ofrecer un producto o servicio a crédito. En este caso, en el momento de la venta, el asiento de diario incluiría un débito en Cuentas por cobrar (AR) y un crédito en Ingresos por ventas. Este asiento de diario incluye solo una cuenta de activos, AR, porque los ingresos de las ventas son una cuenta de capital del propietario. Cuando un cliente liquida su saldo, se acreditará (disminuirá) la cuenta AR y se debitará (aumentará) la cuenta de efectivo.

Compra de equipos para uso en producción.

Si una empresa compra equipo, registrará la transacción como un débito en el equipo (cuenta de activos fijos) y un crédito en la cuenta de efectivo. Este asiento de diario incluye dos cuentas de activos. Los automóviles aumentarán, pero el efectivo disminuirá.

Supongamos que todas estas transacciones tuvieron lugar durante el período del informe. La compañía ganó $250 000 en ventas a crédito el 1 de enero, compró $10 000 en suministros el 15 de enero y compró $100 000 en equipos el 31 de enero. Los clientes pagaron su deuda de AR el 11 de enero. Con solo estos datos disponibles, el libro mayor de activos se verá como se muestra a continuación.