Definicion de Gastos acumulados: que son, con ejemplos, pros y contras
Los Gastos Acumulados son pasivos que una empresa ha incurrido pero aún no ha pagado. Son el reconocimiento de los gastos en los libros al final de un periodo contable, aunque estos gastos aún no se hayan pagado en efectivo.
Por ejemplo, los salarios de los empleados que se acumulan pero no se pagan hasta el final del mes.
Los pros incluyen la capacidad de mostrar una imagen más precisa de la salud financiera de la empresa al reconocer los gastos en el momento en que se incurren, en lugar de cuando se pagan.
Los contras pueden incluir un aumento en los pasivos totales en los libros y posiblemente distorsionar la imagen financiera de la empresa si estos gastos acumulados son considerables y no se pagan en un corto plazo.
¿Qué son los gastos acumulados?
Los gastos acumulados, también conocidos como pasivos acumulados, son un término contable para los gastos que se reconocen en los libros antes de ser pagados. Los gastos se reflejan en el período sobre el que se informa en el que se incurrieron. La contabilidad de acumulación es el método contable preferido en las prácticas contables generalmente aceptadas (GAAP).
Resultados clave
- Los gastos devengados se reconocen en los registros contables a medida que se incurren, no cuando se pagan.
- La contabilidad de acumulación requiere más asientos de diario que simplemente registrar los saldos de efectivo.
- La contabilidad de acumulación proporciona una imagen financiera más precisa que la contabilidad de caja.
- Las grandes empresas públicas cuyas acciones se negocian en bolsas de valores a menudo deben seguir la base contable de valores devengados en lugar de la base contable de efectivo.
- Las provisiones son el reconocimiento de eventos que ya ocurrieron, pero los fondos aún no se han pagado, y los pagos anticipados son el reconocimiento de eventos que aún no han ocurrido, pero los fondos ya se han pagado.
Comprender los gastos acumulados
Debido a que los gastos acumulados representan la obligación de una empresa de realizar pagos futuros en efectivo, se muestran en el balance de la empresa como un pasivo corriente. Los cargos acumulados pueden ser una estimación y pueden diferir de la factura del proveedor recibida en una fecha posterior. Según el método del devengo, los gastos se reconocen a medida que se incurren y no a medida que se pagan.
Un ejemplo de gasto acumulado es cuando una empresa compra suministros a un proveedor pero aún no ha recibido una factura por la compra. Otras formas de gastos acumulados incluyen pagos de intereses sobre préstamos, garantías sobre productos o servicios recibidos e impuestos, todos los cuales fueron incurridos o recibidos pero por los cuales no se recibieron facturas ni pagos. Las comisiones, salarios y bonificaciones de los empleados se devengan en el período en que se devengan, aunque los pagos reales se realizan en el período siguiente.
Cuando una empresa acumula (acumula) gastos, se acumula su parte de facturas impagas. Esto aumenta tanto sus gastos como sus pasivos.
Método contable de acumulación y efectivo.
La contabilidad de acumulación se diferencia de la contabilidad de efectivo, en la que los eventos y transacciones financieras se registran sólo cuando se intercambia efectivo, lo que a menudo resulta en una sobreestimación o subestimación de los ingresos y los saldos de las cuentas.
Aunque el método contable de acumulación requiere mucha mano de obra porque requiere un mantenimiento diario extenso, es una medida más precisa de las transacciones y eventos de una empresa en cada período. Esta imagen más completa ayuda a los usuarios de los estados financieros a comprender mejor la situación financiera actual de una empresa y predecir su situación financiera futura.
Gastos acumulados versus gastos prepagos
Los gastos acumulados son lo opuesto a los gastos pagados por adelantado. Los gastos pagados por adelantado son pagos por adelantado de bienes y servicios que se espera que se proporcionen o utilicen en el futuro. Los gastos devengados son pasivos y los gastos diferidos se reconocen en el balance como activos. Esto se debe a que se espera que la empresa reciba beneficios económicos futuros del pago anticipado.
Por otro lado, los gastos devengados son un evento que ya ocurrió en el que no participaron los fondos. La empresa no sólo ya recibió el beneficio, sino que aún tiene que pagar. Por tanto, es literalmente lo contrario al prepago; la acumulación es un reconocimiento de lo que ya sucedió, pero los fondos aún no se han pagado.
Ventajas y desventajas de los gastos acumulados.
Ventajas
En teoría, los gastos acumulados hacen que los estados financieros de una empresa sean más precisos. Aunque el método de efectivo es más simple, los gastos acumulados tienden a incluir actividades que pueden no haberse completado por completo pero que aún ocurrirán. Consideremos un ejemplo cuando una empresa celebra un contrato para la prestación de servicios de consultoría. Si una empresa recibe una factura por 5.000 dólares, la teoría contable establece que la empresa técnicamente debería reconocer la transacción porque está obligada contractualmente a pagar el servicio.
Los gastos acumulados también pueden facilitar que las empresas planifiquen y creen estrategias. Los gastos acumulados a menudo producen resultados financieros más estables porque las empresas pueden incluir transacciones recurrentes en sus estados financieros que quizás aún no se hayan pagado. Además, los gastos acumulados pueden ser un requisito de presentación de informes financieros según la empresa y sus requisitos de presentación de informes ante la SEC.
Defectos
Debido al trabajo adicional que implica la acumulación de gastos, este método de contabilidad requiere más mano de obra y capacitación del personal. Existe un alto potencial de incorrección, especialmente si no se utilizan asientos de diario con reversión automática. Además, la empresa corre el riesgo de cobrar accidentalmente gastos que quizás ya haya pagado.
Por último, la contabilidad en valores devengados diluye el flujo y el uso de efectivo porque involucra transacciones no monetarias que aún no han impactado las cuentas bancarias. Para una empresa grande, el libro mayor se llenará con transacciones que reportan elementos que no tienen nada que ver con el extracto bancario de la empresa y no afectan el saldo de efectivo actual.
Gastos acumulados
Potencialmente hace que las transacciones financieras sean más consistentes con las transacciones comerciales reales.
A menudo hace que los estados financieros mensuales sean más consistentes.
Puede proporcionar a la gerencia información útil para tomar decisiones/planes.
Cumple con los requisitos de información financiera externa.
A menudo requiere más tiempo y recursos para prepararse en comparación con el método de contabilidad en efectivo.
Por lo general, genera un mayor riesgo de incorrección (no reversión de acumulaciones o duplicación accidental)
Puede complicar algunos informes al desdibujar el uso de efectivo y los requisitos de capital.
Consideraciones Especiales
Entradas inversas
Un componente crítico de los gastos acumulados son los asientos reversos, asientos de diario que confirman una transacción en un período posterior.
Los gastos acumulados no tienen por qué ser constantes; pretenden ser registros temporales que reemplacen la transacción real en el corto plazo. Cada gasto devengado deberá tener un asiento reverso; Sin entrada inversa, la empresa corre el riesgo de duplicar transacciones al registrar tanto la factura real cuando se paga como los gastos acumulados.
Muchos sistemas de software de contabilidad pueden crear automáticamente asientos inversos cuando se les solicita.
Fin de mes/fin de año
Los gastos acumulados prevalecen al final del período contable. Una empresa suele intentar registrar tantas facturas reales como sea posible durante un período contable antes de cerrar el libro de cuentas por pagar. Luego, el subcontador analiza qué transacciones/facturas pueden no haber sido registradas por el equipo de AP y registra los gastos acumulados.
Para las empresas responsables de la presentación de informes externos, los gastos acumulados desempeñan un papel importante a la hora de resumir los resultados al final de un mes, trimestre o ejercicio. La empresa generalmente no registra gastos devengados durante el mes; en cambio, los gastos acumulados se tienen en cuenta durante el período de cierre.
Ejemplo de gastos acumulados
La empresa paga a sus empleados el primer día del mes siguiente por los servicios recibidos el mes anterior. Así, los empleados que trabajaron durante todo noviembre cobrarán en diciembre. Si al 31 de diciembre el estado de resultados de la empresa muestra únicamente los pagos de salarios realizados, se omitirán los gastos por servicios a los empleados acumulados en diciembre.
Debido a que la empresa en realidad incurrió en 12 meses de gastos de nómina, se realiza un asiento de diario de ajuste al final del período contable para los gastos del último mes. El asiento de ajuste tendrá fecha del 31 de diciembre y tendrá un débito a la cuenta de gastos de nómina del estado de resultados y un crédito a la cuenta de gastos de nómina del balance.
Cuando el departamento de contabilidad de una empresa recibe una factura por el monto total de los salarios adeudados, se acredita la cuenta de cuentas por pagar. Las cuentas por pagar se encuentran en la sección de pasivos corrientes del balance y representan los pasivos a corto plazo de la empresa. Una vez liquidada la deuda, se debita la cuenta de cuentas por pagar y se acredita la cuenta de efectivo.
¿Cómo se calculan los gastos acumulados?
Los gastos acumulados, también conocidos como pasivos acumulados, son un término contable para los gastos que se reconocen en los libros antes de ser pagados. Los gastos se reflejan en el período sobre el que se informa en el que se incurrieron. Debido a que los gastos acumulados representan la obligación de una empresa de realizar pagos futuros en efectivo, se muestran en el balance de la empresa como un pasivo corriente.
¿Cuáles son ejemplos de gastos acumulados?
Un ejemplo de gasto acumulado es cuando una empresa compra suministros a un proveedor pero aún no ha recibido una factura por la compra. Otras formas de gastos acumulados incluyen pagos de intereses sobre préstamos, garantías sobre productos o servicios recibidos e impuestos, todos los cuales fueron incurridos o recibidos pero por los cuales no se recibieron facturas ni pagos. Las comisiones, salarios y bonificaciones de los empleados se devengan en el período en que se devengan, aunque los pagos reales se realizan en el período siguiente.
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad de acumulación (o devengo) y contabilidad de caja?
La contabilidad de acumulación mide el desempeño y la posición de una empresa reconociendo eventos económicos independientemente de cuándo ocurren las transacciones en efectivo, mientras que la contabilidad de acumulación registra las transacciones solo cuando ocurre el pago. La contabilidad de acumulación proporciona una estimación más precisa de las transacciones y eventos de una empresa en cada período. La contabilidad de caja a menudo da como resultado una sobreestimación o subestimación de los ingresos y los saldos de las cuentas.
¿Qué son los gastos prepagos?
Un gasto pagado por adelantado es un tipo de activo en el balance que resulta de que una empresa realice pagos por adelantado por bienes o servicios que se recibirán en el futuro. Los gastos pagados anticipadamente se reconocen inicialmente como activos, pero su costo se carga en el estado de resultados con el tiempo. A diferencia de los gastos regulares, la empresa recibirá algo de valor de los gastos pagados por adelantado durante varios períodos contables.
¿Cuál es el asiento de diario para gastos acumulados?
Los gastos acumulados se reconocen debitando la cuenta de gastos correspondiente y acreditando la cuenta de pasivo acumulado. Luego se debe preparar un segundo asiento de diario en el siguiente período para revertir el asiento.
Por ejemplo, una empresa quiere acumular una factura de servicios públicos de 10.000 dólares para pagar el gasto en junio. El asiento del diario de la empresa correspondiente a junio será un débito en Gastos de servicios públicos y un crédito en Cuentas por pagar acumuladas. El 1 de julio, la empresa cancelará este asiento (débito Cuentas por Pagar Devengadas, crédito Gastos de Servicios Públicos). Luego, en teoría, la empresa paga la factura en julio, la entrada (débito a gastos de servicios públicos, crédito a efectivo) compensa las dos entradas de gastos de servicios públicos en julio.
Línea de fondo
Las empresas que utilizan el método del devengo reconocen como gastos devengados aquellos gastos que aún no han sido pagados pero que ya han sido incurridos. Los gastos acumulados hacen que los estados financieros sean más consistentes porque los gastos se registran en períodos específicos, aunque este tipo de contabilidad requiere más recursos para su realización. Mientras que el método contable de efectivo reconoce las partidas a medida que se pagan, el método de acumulación reconoce los gastos acumulados en función del momento en que se presta o recibe el servicio.
Preguntas Frecuentes
1. **¿Qué son los gastos acumulados?**
Los gastos acumulados, también conocidos como pasivos acumulados, son un término contable para los gastos que se reconocen en los libros antes de ser pagados. Los gastos se reflejan en el período sobre el que se informa en el que se incurrieron.
2. **¿Cómo se calculan los gastos acumulados?**
Los gastos acumulados se reconocen como pasivos en el balance de una empresa para representar la obligación de realizar pagos futuros en efectivo. Estos gastos suelen ser estimaciones y pueden diferir de las facturas de los proveedores que se reciben en una fecha posterior.
3. **¿Cuál es la diferencia entre contabilidad de acumulación (o devengo) y contabilidad de caja?**
La contabilidad de acumulación mide el desempeño y la posición de una empresa reconociendo eventos económicos independientemente de cuándo ocurren las transacciones en efectivo, mientras que la contabilidad de acumulación registra las transacciones solo cuando ocurre el pago. La contabilidad de acumulación proporciona una estimación más precisa de las transacciones y eventos de una empresa en cada período.
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