Determinación de los créditos generales

¿Qué es una apropiación total?

Una asignación general autoriza el gasto de forma general sin que la persona que utiliza los fondos tenga que identificar los proyectos individuales para los cuales se asignan los fondos. Las asignaciones generales se utilizan a menudo en relación con las finanzas a nivel gubernamental. Los administradores que poseen asignaciones generales tienen libertad para utilizar los fondos.

Comprender la asignación total

La apropiación es el proceso de asignar dinero para un propósito específico. Las empresas y los gobiernos suelen proporcionar fondos para financiar proyectos y actividades comerciales cotidianas. Por ejemplo, una empresa puede asignar fondos para comprar o mejorar un activo, como un equipo. Además, se pueden asignar fondos para medidas a corto plazo, como reservar efectivo para pagar dividendos a los accionistas en el próximo trimestre.

Las asignaciones generales permiten a las personas con acceso al presupuesto utilizar los fondos de forma general sin tener que especificar los proyectos específicos a los que se asignan los fondos. Los créditos generales también se utilizan en el sector privado para proyectos más pequeños con menores costos de capital. Estos proyectos se pueden delegar a los mandos intermedios para que tomen medidas con prontitud.

Beneficios de la apropiación total

Uno de los principales beneficios de una asignación general es que ayuda a mejorar la eficiencia al reducir el intervalo de tiempo entre la propuesta y la implementación, ya que no se requiere la aprobación de la financiación del proyecto caso por caso. Por ejemplo, a un gerente se le puede otorgar una asignación completa de fondos para aumentar las ventas y los ingresos de una línea de productos en particular. La asignación de dinero quedará a discreción del gerente, lo que puede incluir gastos en iniciativas de marketing, aumentar la fuerza de ventas o aprobar el pago de horas extras para aumentar la producción del producto y satisfacer la demanda de ventas.

Una asignación general evitará la necesidad de obtener aprobación para gastar en cada parte de la estrategia de crecimiento de los ingresos. Sin la aprobación general, puede haber retrasos en la producción para satisfacer la demanda de ventas o pérdida de oportunidades debido a la imposibilidad de contratar la cantidad requerida de personal, lo que resulta en ventas canceladas.

La asignación única resultante no sólo mejorará la eficiencia de la línea de producción, sino que también aumentará las ventas y los ingresos al permitir que el gerente sea flexible y ajuste los costos cuando sea necesario para lograr los objetivos deseados.

Seguimiento de los créditos generales

Es posible que sea necesario monitorear cuidadosamente las asignaciones generales para garantizar que los fondos no se utilicen indebidamente y que los fondos asignados se gasten únicamente en fines aprobados. Se debe considerar el uso de procedimientos de auditoría efectivos para garantizar un control adecuado sobre cómo se ha gastado el dinero. Este proceso puede incluir el establecimiento de controles internos y el mantenimiento de registros de los ingresos de cualquier compra.

Por ejemplo, en el gobierno federal de Estados Unidos, la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO) está encargada de auditar cómo el gobierno gasta el dinero de los contribuyentes. La GAO informa sus conclusiones al Congreso y a menudo se la llama el «vigilante del Congreso».

Para las corporaciones, el estado de flujo de efectivo se utiliza para registrar cualquier asignación de efectivo por parte de la empresa, incluidas las entradas y salidas de efectivo durante el período contable. Normalmente, los pagos en efectivo destinados a las necesidades de la empresa se registran en una de las tres secciones del CFS.

Por ejemplo, las asignaciones totales gastadas en actividades comerciales diarias se registrarán en Operaciones. Cualquier efectivo gastado en la adquisición de activos, como equipos, se informará en la sección de actividades de inversión. Por ejemplo, todo el dinero asignado y gastado en la reducción de la deuda se registrará en la sección de desempeño financiero del CFS.

Ejemplo de asignación general

Un ejemplo de asignación general sería $10 millones destinados a mejorar las principales carreteras del estado, sin especificar la cantidad real que se gastaría en cada carretera. El administrador, en este caso el Ministro de Estado de Transporte, tiene plena autoridad sobre los fondos, lo que puede incluir priorizar las carreteras que más necesitan reparación. El administrador también puede decidir priorizar la financiación en función de la población de un área o el volumen de tráfico en una carretera o camino en particular.