Definición, ejemplo y limitaciones de la contabilidad de efectivo

¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja es un método contable en el que los recibos de pagos se registran en el período en que se reciben y los gastos en el período en que realmente se pagan. En otras palabras, los ingresos y gastos se registran cuando se recibe y paga el efectivo, respectivamente.

La contabilidad de caja también se denomina contabilidad de caja; Se puede contrastar con la contabilidad devengada, que reconoce los ingresos cuando se obtienen y contabiliza los gastos cuando se incurre en pasivos, independientemente de cuándo se recibe o paga el efectivo.

Comprensión de la contabilidad de efectivo

La contabilidad de caja es una de dos formas de contabilidad. Otro método es el método de acumulación, que registra los ingresos y gastos a medida que ocurren. Las pequeñas empresas suelen utilizar la contabilidad de caja porque es más sencilla y clara y ofrece una imagen clara de cuánto efectivo tiene realmente la empresa. Sin embargo, las corporaciones deben utilizar la contabilidad en valores devengados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).

Cuando las transacciones se registran en efectivo, afectan los balances de la empresa con un retraso desde el momento en que se completa la transacción. Como resultado, en el corto plazo, la contabilidad de caja suele ser menos precisa que la contabilidad de devengo.

La mayoría de las pequeñas empresas pueden elegir entre efectivo y contabilidad de acumulación, pero el IRS exige que las empresas con ingresos brutos anuales de más de $25 millones utilicen el método de acumulación.Además, la Ley de Reforma Fiscal de 1986 prohíbe el uso del método de efectivo para corporaciones C, refugios fiscales y ciertos tipos de fideicomisos y sociedades que tienen socios de corporaciones C.Tenga en cuenta que las empresas deben utilizar el mismo método contable para la declaración de impuestos que para su contabilidad interna.

Ejemplo de contabilidad de caja

Según el método contable de efectivo, suponga que la empresa A recibe $10 000 por la venta de 10 computadoras vendidas a la empresa B el 2 de noviembre y registra que la venta ocurrió el 2 de noviembre. El hecho de que la empresa B realmente haya realizado un pedido de computadoras el 5 de octubre se considera irrelevante porque la empresa no pagó por ellas hasta que fueron entregadas físicamente el 2 de noviembre.

Por el contrario, según la contabilidad de valores devengados, la empresa A habría registrado la venta de 10 000 dólares el 5 de octubre, aunque el efectivo aún no había cambiado de manos.

De manera similar, en la contabilidad de caja, las empresas registran los gastos cuando realmente los pagan, no cuando los incurren. Si la Compañía C contrata a la Compañía D para realizar el control de plagas el 15 de enero, pero no paga la factura por el servicio realizado antes del 15 de febrero, el gasto no se reconocerá en efectivo hasta el 15 de febrero. Sin embargo, bajo el método del devengo, los gastos se registrarán en libros el 15 de enero, cuando se iniciaron.

Limitaciones de la contabilidad de efectivo

La principal desventaja de la contabilidad de caja es que no puede dar una imagen precisa de los pasivos incurridos (es decir, devengados) pero aún no pagados, por lo que puede parecer que la empresa está en una mejor posición de lo que realmente está. Por otro lado, la contabilidad de caja también significa que una empresa que acaba de completar un trabajo importante por el cual está esperando el pago puede parecer menos exitosa de lo que realmente es porque ha utilizado materiales y mano de obra para el trabajo pero aún no ha recibido dinero. pago. Por lo tanto, la contabilidad de caja puede exagerar o subestimar la salud de una empresa si los recibos o pagos son particularmente altos o bajos en un período en comparación con otro.

También existen algunas consecuencias fiscales potencialmente negativas para las empresas que utilizan el método de contabilidad de efectivo. Normalmente, las empresas sólo pueden deducir los gastos reconocidos durante el año fiscal actual.Si una empresa incurre en gastos en diciembre de 2019 pero no realiza los pagos antes de enero de 2020, no podrá reclamar la deducción para el año fiscal que finaliza en 2019, lo que podría tener un impacto significativo en los resultados de la empresa. De manera similar, una empresa que recibe un pago de un cliente en 2020 por servicios prestados en 2019 podría incluir los ingresos en sus estados financieros de 2020 únicamente.