Comprender los errores contables, cómo detectarlos y prevenirlos

¿Qué es un error contable?

Un error contable es un error involuntario en un asiento contable. Cuando se descubre un error o error, a menudo se corrige de inmediato. Si no hay una solución inmediata, se investiga el error. Un error contable no debe confundirse con un fraude, que es un acto deliberado para ocultar o alterar registros en beneficio de la empresa. Aunque existen muchos tipos de errores, los errores contables más comunes son errores administrativos o errores en los principios contables.

Comprender los errores contables

Los errores contables son errores contables involuntarios que en ocasiones son fáciles de identificar y corregir. Por ejemplo, si los débitos y créditos no suman la misma cantidad en el balance de comprobación, el contador puede ver fácilmente qué cuenta es inexacta. Un balance de comprobación es un tipo de hoja de trabajo que los contadores utilizan para registrar asientos de débito y crédito. Los totales del balance de comprobación se transfieren posteriormente a los estados financieros al final del período sobre el que se informa. Sin embargo, hay ocasiones en las que existen errores contables pero el balance de comprobación no está desequilibrado, lo que puede dificultar la identificación y corrección de los errores.

Tipos de errores contables

Existen muchos tipos de errores contables y algunos de los errores más comunes se enumeran a continuación.

Error de entrada de fuente

Un error de entrada original se produce cuando se acredita a la cuenta una cantidad incorrecta. Un error en el monto incorrecto también se reflejará en cualquier otra factura asociada con la transacción. En otras palabras, todas las cuentas involucradas estarían en equilibrio, pero en cantidades equivocadas.

error de duplicación

Un error de duplicación ocurre cuando una cuenta está duplicada, lo que significa que se debita o acredita dos veces en la misma entrada. Por ejemplo, si un gasto se canceló dos veces por el mismo monto, se trataría de un error de duplicación.

Error de omisión

Un error de omisión es cuando no se realizó un asiento a pesar de que se produjo una transacción durante el período. Por ejemplo, la cuenta de cuentas por pagar, que representa la deuda a corto plazo que las empresas deben a proveedores y vendedores, no se acredita cuando los bienes se compran a crédito. Esto sucede a menudo cuando hay muchas facturas de proveedores que registrar y la factura se pierde o no se registra correctamente.

Un error de omisión también puede incluir olvidar registrar la venta de un producto a un cliente o los ingresos recibidos de una cuenta por cobrar. Las cuentas por cobrar reflejan el dinero que los clientes le deben a la empresa por los productos vendidos.

Error de reversión de entrada

Un error de reversión ocurre cuando un asiento contable se registra en la dirección incorrecta, lo que significa que un débito se registró como un crédito o viceversa. Por ejemplo, el costo de los bienes vendidos que contienen materias primas e inventario se acredita en lugar de debitarse, y el inventario terminado se debita en lugar de acreditarse.

error fundamental

Un error de principio de contabilidad ocurre cuando un principio de contabilidad se aplica incorrectamente. Por ejemplo, la compra de equipos se considera un gasto operativo. Los gastos operativos representan gastos diarios y no incluyen la compra de activos fijos. Además, las compras de activos deben reflejarse en el balance y los gastos de explotación deben reflejarse en la cuenta de resultados.

error de comisión

Un error de comisión es un error que ocurre cuando un contador o contador registra un débito o crédito en la cuenta correcta pero en la cuenta subsidiaria o el libro mayor incorrecto. Por ejemplo, el dinero recibido de un cliente se acredita correctamente en la cuenta de cuentas por cobrar, pero al cliente equivocado. El error aparecerá en el libro auxiliar de cuentas por cobrar, que contiene todas las facturas y transacciones de los clientes.

Un pago a un proveedor que se registra como cuentas por pagar pero a una factura o proveedor incorrecto también es un error de comisión. El error aparecerá como enviado al proveedor equivocado en el libro auxiliar de cuentas por pagar.

Error de compensación

Un error de compensación se produce cuando un error ha sido compensado por una entrada de compensación que también es errónea. Por ejemplo, una cantidad incorrecta registrada en el inventario se compensa con la misma cantidad incorrecta registrada en las cuentas por pagar para ese inventario.

Detectar y prevenir errores contables

Los errores contables involuntarios son comunes si el contador no está atento o el software de contabilidad no está actualizado. El descubrimiento de este tipo de errores suele producirse cuando las empresas cierran los libros a final de mes. Algunas empresas podrán realizar esta tarea al final de cada semana. La mayoría de los errores, si no todos, se pueden corregir con bastante facilidad.

Es posible que se requiera una pista de auditoría si una no conformidad importante no se puede resolver rápidamente. El método habitual para resolver diferencias inmateriales es crear una cuenta de orden en el balance o deducir el monto menor como «otro» en el estado de resultados.

Realizar un seguimiento de las facturas emitidas a clientes y proveedores y garantizar que se ingresen de manera inmediata y correcta en su software de contabilidad puede ayudar a reducir los errores administrativos. Una conciliación bancaria mensual puede ayudar a detectar errores antes del período de informe al final del trimestre o año fiscal. Una conciliación bancaria es una comparación de las transacciones y los registros financieros internos de una empresa con los registros de los extractos bancarios de la empresa.

Por supuesto, ninguna empresa puede prevenir todos los errores, pero con controles internos adecuados se pueden identificar y corregir con relativa rapidez.