Análisis de procesos | Diccionario Economico

Definición de Análisis de procesos | Diccionario Economico

El análisis de procesos es el estudio detallado de las diferentes etapas que componen un proceso productivo o de servicio, con el objetivo de identificar oportunidades de mejora en términos de eficiencia, calidad y coste. Este análisis también puede aplicarse a procesos financieros, administrativos y organizativos.

Es importante señalar que el análisis de cada uno de los pasos del proceso es fundamental ya que algunos agregan valor mientras que otros solo generan residuos. El análisis permite identificar aquellos pasos que son negativos para las actividades de la empresa. Al realizar un análisis de proceso, se requiere reducir o eliminar los pasos que conducen a pérdidas.

Por otro lado, conocer y entender cómo funcionan los procesos ayuda a mejorar y mantener la competitividad de una empresa. Esto se debe a que te permite tener una idea general de cómo funcionan los procesos, e incluso puedes obtener datos numéricos. Estos datos proporcionan indicadores del tiempo requerido para el proceso, la cantidad de desperdicio, la cantidad de personas involucradas y los costos involucrados.

En definitiva, a la hora de realizar un análisis de procesos, es necesario identificar las etapas que componen los procesos. Luego estudie cada paso por separado para finalmente determinar si funciona correctamente, y si no, busque formas de mejorarlos.

Conceptos importantes en el análisis de procesos

En primer lugar, los conceptos más importantes que se deben dominar para comprender mejor el análisis de procesos son:

¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto de pasos o actividades relacionadas para lograr un resultado específico. Cada proceso implica una serie de entradas que se transforman para producir salidas. Las salidas corresponden al resultado final o esperado.

¿Qué es el análisis?

Sin embargo, el análisis es un método que consiste en identificar los componentes que forman un todo o una unidad. Luego procede a separar cada uno de los componentes. Cada componente debe ser estudiado en detalle para conocer sus características, naturaleza y principio de funcionamiento.

Pasos para desarrollar un análisis de proceso

Los pasos principales en el análisis de procesos son los siguientes:

1. Identificación del proceso

Para comenzar a analizar procesos, primero debe identificar los procesos que están causando problemas de cierto tipo. Esto es con el objetivo de poder mejorarlos. Los procesos a mejorar serán aquellos que no cumplan con las metas establecidas.

2. Asignar un grupo de trabajo

Una vez identificados los procesos a mejorar, el siguiente paso es designar un grupo de personas para revisarlos y revisarlos. Lo mejor sería elegir a aquellas personas que conozcan los procesos o estén relacionados con ellos.

El grupo de trabajo debe incluir:

  • Una persona que asume el papel de líder del equipo.
  • Un líder de empresa con capacidad de toma de decisiones.
  • Un grupo de trabajadores se familiariza con el proceso.
  • Empleados de otros departamentos que quieren seguir de cerca las mejoras.

3. Diseña un diagrama de proceso

Luego se procede al desarrollo del esquema tecnológico. Este diagrama facilita la visualización gráfica del proceso que se está mejorando. El diagrama facilita la comprensión del proceso y hace que cada miembro del equipo sea responsable de las tareas que debe realizar. En esta etapa es conveniente determinar las fechas de inicio y finalización del análisis del proceso.

4. Conocer la situación actual del proceso

Este paso nos permite saber cómo se desarrolla el proceso. En el futuro, es necesario buscar la mejor manera de implementarlo para obtener los mejores resultados. Para mejorar el proceso, es importante conocer la opinión de los trabajadores involucrados. También es necesario mirar los datos numéricos sobre la efectividad del proceso, cuál es el objetivo final del proceso y los obstáculos que pueden afectarlo.

5. Identificar áreas de mejora

Conociendo el desempeño actual del proceso, es importante determinar qué aspectos se deben mejorar. Los aspectos a mejorar deben estar relacionados con los objetivos esperados del proceso.

6. Rediseñar el proceso mejorado

Finalmente, después de completar todos los pasos anteriores, se recicla el nuevo proceso mejorado. Este rediseño se puede realizar con toda la información obtenida de los pasos mencionados. El rediseño del nuevo proceso debe estar orientado a la consecución de objetivos. Si se cumplen las metas esperadas, el análisis será exitoso y la empresa operará de manera más eficiente.

Análisis de proceso
Pasos para hacerlo

Beneficios del análisis de procesos

Sin duda, el propósito del análisis de procesos no es solo la recopilación de datos e información. Lo importante es que los datos y la información obtenidos puedan ser utilizados para realizar las mejoras adecuadas y necesarias en los procesos. De lo contrario, solo perderá su tiempo, esfuerzo y recursos.

Beneficios que se pueden lograr con esta metodología:

  • Mejorar la calidad de los procesos.
  • Incrementar la eficiencia de la empresa.
  • Reducir los costos de los procesos implementados.
  • Simplifica el trabajo y las acciones.
  • Hacer que el trabajo en general sea más eficiente y seguro.

Análisis de proceso
Ventajas

Tipos de análisis de procesos

Los dos tipos más importantes de análisis de procesos son:

  • Análisis de tareas de proceso: El análisis de tareas de procesos se centra en las actividades y tareas realizadas por las personas. Por lo tanto, lo más importante en este análisis son las personas o lo que hacen.
  • Análisis de productos de proceso: El análisis del producto se centra en lo que se puede hacer con un objeto. Lo más importante es el objeto o lo que se puede hacer con él.

Por supuesto, al analizar, puede encontrar el orden de las etapas de todo el proceso. Estos pasos y su orden respectivo se pueden representar gráficamente usando símbolos específicos.

Hoja de trabajo de análisis de procesos

Como regla general, se puede usar una tabla simple para realizar el análisis del proceso, que debe tener las siguientes columnas:

  • Número: Aquí se escribe el número correspondiente a cada uno de los pasos del proceso, según el orden requerido.
  • Pasos: La columna de pasos se utiliza para registrar y describir cada paso que debe completarse en el proceso.
  • Fluir: Los símbolos utilizados para visualizar el flujo de un proceso se colocan en la columna de flujo.
  • Tiempo: Esta columna utiliza la unidad de tiempo adecuada para registrar el rendimiento de cada paso.
  • Símbolos gráficos: En esta sección, el orden correcto de cada paso del proceso está representado por símbolos.

La hoja de trabajo de análisis de proceso se presentará de la siguiente manera:

Hoja de trabajo de análisis de procesos

En conclusión, el análisis de procesos es una metodología muy útil para cualquier empresa, ya que al realizar un adecuado análisis de procesos es muy fácil identificar y evaluar todos los pasos de mejora en los procesos que presentan algún tipo de problema. Además, ayuda a tomar decisiones sobre el rediseño de procesos que necesitan ser mejorados para que se puedan alcanzar los objetivos.

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