Qué es una pista de auditoría, cómo funciona, tipos y ejemplos

¿Qué es una pista de auditoría?

Una pista de auditoría es un registro paso a paso mediante el cual se puede rastrear hasta su fuente datos contables, comerciales u otros datos financieros. Los registros de auditoría se utilizan para verificar y rastrear muchos tipos de transacciones, incluidas las transacciones contables y las transacciones de cuentas de corretaje.

Una pista de auditoría se utiliza con mayor frecuencia cuando es necesario verificar la exactitud de un elemento, como podría ser el caso en una auditoría. Los registros de auditoría pueden ser herramientas útiles para determinar la confiabilidad de un asiento contable, fuente de fondos o transacción.

Comprender la pista de auditoría

Los seguimientos de auditoría se pueden utilizar en contabilidad cuando un auditor o experto necesita verificar cifras como ingresos, ingresos netos o ganancias por acción (EPS). Se revisan las transacciones relacionadas con el cálculo de los ingresos, los ingresos netos o las ganancias por acción de una empresa, y los cálculos pueden rehacerse si las cifras se han clasificado erróneamente.

Por ejemplo, el costo de bienes vendidos (COGS) es una partida de gasto que se resta del ingreso bruto y que se utiliza para calcular el ingreso neto. La cifra del costo se verificará nuevamente revisando las transacciones y las fuentes de datos utilizadas para calcular el costo de los bienes vendidos. Todos los elementos de las cifras finales se verifican dos veces durante la auditoría para confirmar la cifra final.

Todas las empresas públicas se someten a auditorías financieras como parte de sus responsabilidades de presentación de informes.

Tipos de pistas de auditoría

Las pistas de auditoría, o más bien el proceso de seguimiento de pistas de auditoría, se encuentran en muchas áreas diferentes de las finanzas. Por ejemplo, al comprar una casa, un prestamista hipotecario puede utilizar un registro de auditoría para determinar la fuente de fondos para el pago inicial. Es posible que soliciten ver un extracto bancario que muestre que se han depositado fondos en la cuenta y solicitar una verificación adicional de la fuente del depósito.

La Comisión de Bolsa y Valores (SEC) y la Bolsa de Nueva York utilizarán pistas de auditoría para reconstruir con precisión las operaciones cuando surjan dudas sobre la validez o exactitud de los datos comerciales. Esto es para garantizar que las operaciones que se realizan en las principales bolsas cumplan con las regulaciones vigentes.

Por supuesto, las pistas de auditoría también se pueden utilizar para rastrear la actividad inapropiada del mercado. Si, por ejemplo, se cree que una entidad en particular está negociando grandes volúmenes de acciones mal negociadas con el fin de manipular el precio de las acciones, el regulador puede utilizar una pista de auditoría para ayudar a identificar al culpable.

Luego, el regulador documenta y analiza todas las casas y corredores involucrados en transacciones de valores infractoras específicas para determinar qué actividad es anormal y quién puede ser el manipulador. Dependiendo de la complejidad del esquema comercial involucrado, reconstruir el historial comercial puede requerir contabilidad forense además de datos de seguimiento de auditoría.

Ventajas y desventajas de las pistas de auditoría

Los registros de auditoría son una herramienta vital utilizada por los contadores para responsabilizar a las empresas por sus acciones. Sin el uso de pistas de auditoría para verificar la información financiera, no habría razón para creer en la legitimidad de los estados financieros de una empresa. De esta manera, las pistas de auditoría no sólo protegen a los consumidores de informes fraudulentos, sino que también ayudan a estabilizar la economía en su conjunto.

Los registros de auditoría también obligan a las organizaciones a mantener un sistema exhaustivo y actualizado de registros y registros de auditoría, lo que reduce aún más los casos de fraude y otros tipos de delitos financieros. En industrias como la de la atención médica, mantener pistas de auditoría exhaustivas ayuda a garantizar que la información confidencial, como los datos protegidos por HIPAA, solo sea accesible para las partes apropiadas.

Aunque los registros de auditoría proporcionan información financiera que es absolutamente necesaria para el buen funcionamiento de una empresa, existen desafíos para mantener e implementar esta práctica.

El mayor desafío que enfrentan las corporaciones es el tiempo y el dinero necesarios para mantener un registro de auditoría conforme, especialmente cuando el registro de auditoría está automatizado. Las revistas también pueden resultar difíciles de navegar y almacenar a medida que aumentan de tamaño. Además, el acceso puede ser demasiado amplio, lo que puede comprometer la integridad de los datos.

Finalmente, como es el caso de los bancos que desean aprobar préstamos a sus miembros, a veces los requisitos de seguimiento de auditoría son excesivamente estrictos. Si, por ejemplo, un consumidor no mantiene registros financieros adecuados, se le pueden negar injustamente préstamos que de otro modo serían aprobados.

Ejemplos de seguimiento de auditoría

Un sistema de seguimiento de órdenes (OATS) es un sistema automatizado de entrada de datos comerciales creado por la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) que se utiliza para registrar información sobre órdenes, cotizaciones y otros datos relacionados con las operaciones para todas las acciones negociadas a nivel nacional. Sistema (NMS). Este sistema simplifica la progresión de un pedido desde su recepción inicial hasta su cumplimiento final o cancelación, facilitando su seguimiento o auditoría.

Uno de los propósitos de OATS es monitorear comportamientos sospechosos y proporcionar a los investigadores una pista de auditoría. Gracias a los datos registrados, es más fácil encontrar a cualquier persona involucrada en actividades sospechosas.

Un incidente importante ocurrió el 6 de mayo de 2010, cuando un comerciante intradía “manipuló” el mercado S&P 500 E-mini. Utilizó un programa automatizado que desencadenó un efecto dominó en los pedidos de venta, provocando un fracaso instantáneo ese día. El responsable, residente en Londres, fue capturado y arrestado en 2015. En 2016, se declaró culpable de suplantación de identidad y fraude electrónico.

Aunque hubo varias partes involucradas en los testimonios y las pruebas, y este caso involucró futuros en lugar de acciones, muestra la importancia del seguimiento de pedidos y la supervisión financiera. Los reguladores pudieron ver que Navinder Singh Sarao, el hombre a cargo, había realizado cientos de pedidos enormes no con la intención de cumplirlos, sino con el único propósito de manipular el mercado en su dirección preferida.

Otro ejemplo famoso de fraude descubierto por las prácticas de auditoría en los últimos años fue el caso de Enron. A finales de la década de 1990, Enron fue elogiada por su innovación y era una de las favoritas de Wall Street. Sin embargo, la empresa tenía una exposición significativa a algunos de los sectores más afectados tras el colapso de la burbuja de las puntocom en 2000. En lugar de absorber sus pérdidas y avanzar honestamente, la empresa ocultó sus pérdidas a los inversores e infló las ganancias en otros sectores para apaciguar a los accionistas.

La firma encargada de auditar la empresa, la ahora desaparecida Arthur Andersen, aprobó los informes de Enron a pesar de que sabía que los documentos eran fraudulentos. Al final, las pérdidas fueron demasiado grandes para ocultarlas y Enron se vio obligada a declararse en quiebra.

Aunque el director ejecutivo de Arthur Andersen ordenó a los auditores que destruyeran todos los documentos de Enron que indicaran fraude, la verdad finalmente salió a la luz y los empleados de Enron y Arthur Andersen fueron acusados ​​penalmente.

El caso Enron proporciona uno de los argumentos más convincentes sobre la necesidad de contar con pistas de auditoría precisas y exhaustivas.

Preguntas frecuentes sobre auditoría

¿Cuáles son las normas de auditoría en los Estados Unidos?

Las empresas en los Estados Unidos deben seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

¿Qué es la auditoría interna?

La auditoría interna evalúa los controles internos de una empresa, incluidos el gobierno corporativo y los procesos contables. Este informe proporciona a la gerencia las herramientas que necesita para lograr la excelencia operativa mediante la identificación de problemas y la corrección de errores antes de que las auditorías externas los descubran.

¿Qué es la materialidad en la auditoría?

Según los US GAAP, la materialidad se describe de la siguiente manera: “La omisión o incorrección de una partida en los estados financieros es material si, a la luz de las circunstancias que la rodean, el monto de la partida es tal que es probable que, a juicio de un «La persona razonable que confíe en la declaración se vería modificada o influenciada por la inclusión o corrección de este punto».

¿Cómo sé si el IRS me está auditando?

Si el IRS lo audita, recibirá un aviso por correo. El IRS no notifica a las personas por teléfono. Para obtener más información, póngase en contacto Sitio web de auditoría del IRS.

¿Qué debe incluir una auditoría del libro mayor?

La pista de auditoría del libro mayor general debe registrar todas las transacciones de la empresa y todos los documentos (en papel o electrónicos) asociados con esas transacciones. Esto puede incluir facturas, órdenes de compra e informes de gastos, así como cualquier otra información que pueda confirmar el origen y el contenido de la transacción.

¿Qué documentos se incluyen en el registro de auditoría de nómina?

La pista de auditoría de nómina debe incluir toda la información de identificación de los empleados, informes de gastos, documentos fiscales y cualquier documentación relacionada con cambios en su salario, así como bonificaciones o compensaciones adicionales.