Programa de Cumplimiento: Definición, Propósito y Cómo Crearlo

¿Qué es un programa de cumplimiento?

Un programa de cumplimiento es un conjunto de políticas y procedimientos internos de la empresa implementados para cumplir con las leyes, reglas y regulaciones o para mantener la reputación de una empresa. El equipo de cumplimiento revisa las regulaciones gubernamentales, crea un programa de cumplimiento, lo implementa en toda la empresa y garantiza el cumplimiento del programa.

Comprender los programas de cumplimiento

Los principales reguladores financieros de Estados Unidos son la Junta de la Reserva Federal, la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) y la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA). Éstos y otros han establecido requisitos que deben cumplir, cuando corresponda y en diversos grados, los bancos, corredores de bolsa, administradores de activos y otras instituciones financieras.

Los programas de cumplimiento de la industria financiera han ganado importancia desde el impacto de la crisis financiera, pero las furiosas quejas de los banqueros han encontrado oídos receptivos entre los republicanos del gobierno federal. Ha habido un esfuerzo concertado para revertir las reglas diseñadas para evitar que algunos participantes del sector financiero extiendan demasiado sus motivos egoístas, pero las presiones políticas en D.C. no dejan claro qué cambios, si los hay, conducirán en última instancia a eso.

Se espera que las empresas que cotizan en bolsa tengan sólidos programas de cumplimiento establecidos por la SEC. En particular, se deben respetar estrictamente los requisitos y plazos de solicitud. Los programas de cumplimiento también son importantes, aunque menos formales, en empresas grandes y pequeñas, públicas y no públicas.

Si no se aplican los requisitos regulatorios, el programa de cumplimiento de una empresa tiene como objetivo garantizar que los empleados cumplan con las políticas internas (como el gasto de fondos corporativos o el trato a las mujeres) y, lo que es más importante, mantener la reputación de la empresa entre sus clientes. , proveedores, empleados e incluso la comunidad en la que se encuentra la empresa. El estatus de los departamentos de cumplimiento ha aumentado debido a su papel en la protección de sus empresas de problemas con los reguladores, los clientes, los accionistas, los medios y el público en general.

Cómo crear un programa de cumplimiento

Si bien puede haber diferentes tipos de programas de cumplimiento (para cumplir estrictamente con las regulaciones financieras o para garantizar que el lugar de trabajo esté libre de discriminación y acoso sexual), cada programa de cumplimiento debe tener varios elementos clave.

Desde la aprobación de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, el gobierno ha delineado siete componentes de un sólido programa de cumplimiento para los proveedores de atención médica. En la presentación se identificaron los siguientes elementos.

Políticas, procedimientos y normas de conducta escritos

El primer paso para implementar un programa de cumplimiento es garantizar que su programa de cumplimiento tenga políticas y expectativas claramente definidas. Garantizar que un programa escrito esté disponible para todos los empleados, actualizar y revisar periódicamente las políticas y garantizar que los nuevos empleados revisen el programa dentro de los 90 días posteriores a la contratación son esenciales para el éxito del programa de cumplimiento.

Supervisión del programa de cumplimiento

Una vez que las expectativas del programa estén claramente definidas, deberá nombrar un funcionario de cumplimiento o un comité de cumplimiento para supervisar el programa. Este empleado o grupo de empleados debe tener experiencia y amplios conocimientos sobre comportamiento ético y, dependiendo de la estructura de la empresa, debe reportar directamente al director general.

Entrenamiento y educación

Un aspecto crítico de la implementación de un programa de cumplimiento en el lugar de trabajo es invertir tiempo y dinero para garantizar que todos los empleados estén familiarizados y capacitados adecuadamente sobre el nuevo conjunto de estándares del programa. Esto debería incluir nuevas contrataciones, así como controles frecuentes de todos los empleados actuales.

Llevar a cabo reuniones anuales o trimestrales en toda la empresa para revisar cualquier problema o actualización relacionada con el programa de cumplimiento y garantizar que todos los nuevos empleados reciban capacitación sobre cumplimiento dentro de los primeros meses de empleo ayudará a mantener un programa de cumplimiento exitoso.

Abriendo líneas de comunicación

Otro aspecto importante de la implementación de un programa de cumplimiento exitoso es garantizar que los empleados de todos los niveles sientan que tienen una oportunidad abierta para expresar sus preguntas o inquietudes sobre el programa de cumplimiento. Los programas de cumplimiento deberían permitir a los empleados denunciar infracciones y resolver cuestiones éticas a través de una plataforma anónima. Además, los profesionales de cumplimiento deben ser accesibles y accesibles para los empleados que tengan preguntas específicas sobre el programa de cumplimiento.

Establecer un canal de comunicación confiable entre quienes supervisan el programa de cumplimiento y los empleados que cubre es esencial para garantizar que las violaciones 1) se informen y prevengan en el futuro.

Auditoría y seguimiento

Debe existir un sistema de auditoría y monitoreo para medir la efectividad del programa de cumplimiento, garantizar el cumplimiento de las regulaciones externas e identificar riesgos de cumplimiento. Los programas de cumplimiento deben revisarse periódicamente como parte del curso normal de las actividades, pero también deben estar sujetos a una auditoría externa formal. La auditoría deberá realizarse al menos una vez al año. El auditor deberá presentar un informe escrito de sus conclusiones.

Disciplina consistente

Un elemento de un programa de cumplimiento eficaz es el cumplimiento real. El programa de cumplimiento debe incluir políticas claras y escritas que prevean medidas disciplinarias apropiadas para quienes no cumplan con las expectativas y políticas del programa. Estas acciones disciplinarias deben tomarse en las siguientes situaciones: incumplimiento, no detectar incumplimiento cuando la diligencia debida debería haber proporcionado evidencia clara y no informar incidentes de incumplimiento.

Como puede ver, hacer cumplir las acciones disciplinarias necesarias será más fácil si se siguen los pasos anteriores, especialmente si existen expectativas claramente definidas y una política de puertas abiertas.

Acción correctiva

Finalmente, cuando se hayan completado todos los pasos anteriores y se identifique un riesgo o vulnerabilidad significativo como resultado de una auditoría, violación de cumplimiento o revisión interna, el comité de cumplimiento debe tomar medidas oportunas y decisivas que reduzcan el riesgo de incumplimiento. cumplimiento. .