Gastos de desplazamiento: significado, descripción general, ejemplos

¿Cuáles son los costos de envío?

Los gastos de desplazamiento son gastos incurridos como resultado de los medios normales del contribuyente para viajar de ida y vuelta a su lugar de trabajo. Los gastos de desplazamiento pueden incluir gastos de automóvil, bicicleta y transporte público. Estos gastos no están sujetos a impuestos estadounidenses.

Comprender los costos de desplazamiento

Lo primero y más importante que debe saber sobre los gastos de desplazamiento es que nunca son deducibles. El código tributario entiende que los desplazamientos son un costo de hacer negocios que afecta tanto a los dueños de negocios como a los empleados. Viajar de casa al trabajo y viceversa (incluso si ese viaje es de cien millas o más en cada sentido) es un viaje diario, no un viaje de negocios.

Lo mismo ocurre si trabaja desde casa pero ocasionalmente visita Starbucks con su computadora portátil. Su viaje a la cafetería se considera un viaje diario, no un viaje de negocios, porque no comenzará a trabajar hasta llegar allí.

Los gastos de viaje de negocios son deducibles y estas deducciones están sujetas a la siguiente regla general: una vez que comienza a trabajar en su lugar de trabajo, los viajes que realiza a otros lugares de trabajo son viajes de negocios y son gastos deducibles.

Los costos de viaje pueden incluir boletos de tren, metro, autobús o ferry, así como gasolina. Algunas empresas ofrecen un beneficio de transporte o incluyen el gasto en los beneficios, pero a menudo los costos de transporte los pagan de su bolsillo tanto los empleados como los gerentes y los propietarios de empresas.

Consideraciones Especiales

Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), la Cuenta de Reembolso de Viajes, autorizada por el Capítulo 132 del Código de Impuestos Internos, permite a los empleados deducir los gastos de estacionamiento y desplazamientos antes de impuestos. En 2022, los empleados podrán deducir hasta $280 por mes por gastos de transporte (aumentado a $300 en 2023) o hasta un máximo de $280 por mes por estacionamiento (aumentado a $300 en 2023).

Cuando la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos se promulgó el 22 de diciembre de 2017, afectó a los empleadores con empleados que viajan diariamente. Los empleadores ya no reciben una deducción federal por proporcionar transporte público, estacionamiento, transporte público o beneficios de estacionamiento a los empleados a menos que sea necesario para garantizar la seguridad de los empleados.

Ejemplos de gastos de desplazamiento

Si conduce un automóvil, anda en bicicleta o toma el transporte público para ir al trabajo, estos gastos no son deducibles de sus impuestos, incluso si es propietario de un negocio. Los viajes hacia y desde el trabajo hasta su residencia se consideran desplazamientos y no están sujetos a deducible.

Algunos empleadores ofrecen a sus empleados un subsidio de desplazamiento como compensación. Beneficio complementario sujeto a impuestos calificado (QTFB), lo que significa que los empleados pueden pagar el transporte con dólares antes de impuestos. Y algunos empleadores pagarán los viajes de los empleados como un beneficio adicional no calificado hasta una cierta cantidad (generalmente no más de los $300 de asignación libre de impuestos permitida por el IRS a partir de 2023).

Si viaja con frecuencia por trabajo, sus gastos de viaje terminan tan pronto como llega al trabajo, y los viajes entre ese momento y el momento en que deja el trabajo para regresar a casa pueden calificar como viajes de negocios en lugar de gastos de viaje. Por ejemplo, si es un contratista y conduce diez millas hasta su primer trabajo, esas diez millas cuentan como desplazamiento, pero no como viajes de negocios. Si conduce otras 10 millas hasta la segunda ubicación y otras diez hasta la tercera, esas veinte millas se consideran viajes de negocios y están sujetas a un deducible. Una vez que abandone el tercer sitio y regrese a casa, las millas que conduzca nuevamente contarán como millas de viaje en lugar de millas comerciales.

Si trabaja desde casa pero decide dejar la oficina de su casa e ir a una cafetería, el dinero que gasta para llegar a la cafetería se considera desplazamiento y no es deducible. Esto significa que después de comenzar a trabajar en una cafetería, si viaja para encontrarse con un cliente en otra cafetería, ese viaje puede considerarse un viaje de negocios y puede ser elegible para una deducción de impuestos.